Oppfølging av leiekontrakten.jpg

Oppfølging av leiekontrakter optimaliserer utleiers inntjening og verdi på eiendommen, samtidig som leietakers interesser blir ivaretatt. Her finner du gode råd til hvordan du best kan følge opp leiekontrakter.

Mange utleiere har et avslappet forhold til oppfølging av leiekontrakter. Det kan føre til økonomisk tap, blant annet ved at leien ikke blir økt med riktig sum til riktig tid, uriktig mva-behandling, udekte felleskostnader eller for sent påkall av garanti.

Manglende oppfølging av leiekontrakter vil også kunne oppfattes av leietaker som uprofesjonelt og som dårlig kundepleie.

En tilfreds leietaker er en viktig del av verdien av utleieforholdet og objektet, blant annet for å sikre fornyelse av avtalen og et godt rykte i markedet. God oppfølgning av leieforholdet er dermed en fordel for begge parter.  

Last ned gratis: Sjekkliste for utleie av næringseiendom

Hvordan følge opp en leiekontrakt?

God eiendomsforvaltning innebærer at utleier bør følge opp leieforholdet fra etablering av leiekontrakten til avslutning av leieforholdet. 

Ved etableringen av et leieforhold

Ved etableringen av et leieforhold er det viktig å:

  • Skreddersy kontrakten til partene og objektet
  • Etablere garanti eller annen sikkerhetsstillelse
  • Avtale presis og håndterlig justering av leie og felleskostnader
  • Avklare om leietaker skal ha rett til fornyelse eller forlengelse av avtaleperioden
  • Avklare fordeling av vedlikeholdsansvar

Det er ikke mulig å gi en komplett guide over hva som bør være med i en leieavtale, men nedenfor følger noen praktiske eksempler på forhold som er spesielt viktig. 

Leiekontrakten

Det finnes ingen standardavtale som passer alle leieforhold. En viss skreddersøm er alltid nødvendig for å unngå unødvendig tap og konflikt. Samtidig krever det litt administrasjon å tilpasse og følge opp hver leieavtale. Hvis utleier har ganske like leieforhold og leietakere kan en mellomløsning være en skreddersydd standardavtale. 

Sikkerhetsstillelse

Sørg for at leietakers sikkerhetsstillelse er gyldig for hele leiekontraktens varighet, og at den blir oppdatert etter økninger i leie og felleskostnader. Utleier bør ikke la leietaker flytte inn før garantien er på plass fordi det er svært tidkrevende å få leietaker ut av lokalene når de først er overtatt. En svært vanlig felle er at utleier aksepterer overtakelse før garanti er stilt, hvorpå leietakers motivasjon for å stille sikkerhet reduseres kraftig etter at lokalene først er tatt i bruk. 

Justering av leie og felleskostnader

Mange konflikter skyldes økning av husleie eller felleskostnader. En oversiktlig og enkel organisering av justering av leie og felleskostnader gjør leieforholdet enklere og mer forutsigbart for begge parter, og reduserer muligheten for konflikt underveis i leieperioden. 

Fornyelse av leieavtalen - husk vedlikeholdsansvaret

En rett til fornyelse/forlengelse bør være betinget av en forholdsvis lang frist, så utleier gis anledning til finne en ny leietaker dersom leietaker ikke ønsker å fortsette leieforholdet. Husk også å avtale at leietaker fortsatt er ansvarlig for vedlikeholdsetterslep fra første leieperiode dersom avtalen fornyes. Hvis ikke risikerer utleier at det nye utgangspunktet for vedlikeholdsansvar blir forskjøvet til tidspunktet for den nye avtalen, slik at leietaker blir fri for ansvar for tidligere leieperioder. 

De aller fleste konflikter oppstår som følge av uenighet om vedlikeholdsansvar.

Vær derfor presis ved fordeling av vedlikeholdsansvar. Ved mulighet for fornyelse/forlengelse må utleier forutse hvilke kostnader som kan oppstå langt fram i tid. 

Les også: Formuesskatt urettferdig for eiendomsbesittere 

Under leieforholdet  

Under leieforholdet er det viktig å:

  • Ha overtakelsesbefaring
  • Følge opp at leietaker oppfyller sine forpliktelser
  • Justere leie og felleskostnader
  • Holde oppdatert oversikt over utleid areal, samt leietakers merverdiavgiftsstatus, for beregning av korrekt avgiftsbehandling
  • Oppfølging av garantistillelser, depositum og annen sikkerhetsstillelse
  • Oppfølgning av felleskostnader

Overtakelsesbefaring

En overtakelsesbefaring vil bidra til å hindre uenighet om feil, mangler og slitasjeskader ved leieforholdets opphør. Partene bør gå en felles befaring, ta bilder og skrive en rapport over lokalets tilstand. 

Leietakers forpliktelser

Følg jevnlig opp at leietaker oppfyller sine kontraktsforpliktelser. Dette kan gjøres ved å gå inspeksjonsrunder og føre løpende kontroll med leiebetalinger. Det bør skrives referat fra befaringer. 

Justering av leie og felleskostnader

Partene bør minst årlig gjennomgå leiekontrakten for å sikre at leie og felleskostnader er riktig justert, bankgarantier og eventuell annen sikkerhetsstillelse er oppdaterte og ikke minst gyldige ved en eventuell forlengelse av leieperioden. 

De må også kontrollere årlig at avgiftsbehandlingen er korrekt. Utleier må sørge for jevnlig kontroll av eiendommen, slik at hans vedlikeholdsplikt overholdes og de nødvendige poster kommer med beregningen av felleskostnader. Slik oppfølgning sikrer ivaretakelse av både utleiers verdier og kundeforholdet til leietaker. 

Les også: Påkostning eller vedlikehold av næringseiendom - hva får du fradrag for 

Mislighold

Ved leietakers eventuelle mislighold må utleier foreta nødvendig oppfølging, herunder reklamere innen gitte frister. Husk at utbetaling fra garanti forutsetter at utleier fremmer krav innen fristen fra garantiselskapet, og at denne kan være kort. 

For å forhindre uenighet om når det foreligger «vesentlig» avtalebrudd, kan det være klokt å konkretisere hva som kvalifiserer som «vesentlig» i kontrakten; f.eks. antall dager betalingsmislighold, manglende oppfølgning av garantibeløp osv.  

Ved avslutning av leieforholdet   

Ved avslutning av leieforholdet er det viktig å:

  • Gjennomgå utleieobjektet
  • Skrive protokoll fra overtakelsesbefaring
  • Reklamere innen fristen
  • Påkalle garantien straks ved leietakers mislighold 

Gjennomgang av leieobjektet

Ved avslutningen av leieforholdet må utleier gjennomgå leieobjektet for å avdekke eventuelle avvik og mangler som kan søkes erstattet av leietaker. I den forbindelse kan det være fordelaktig å ha dokumentert leieobjektets tilstand og standard ved inngåelsen av avtalen. 

Eventuelle krav

Eventuelle krav som følge av leietakers mislighold av leiekontrakten bør påberopes så snart som mulig (reklamasjon). 

I tillegg må utleier huske å fremsette krav mot garantiselskapet/depositum innen de avtalte frister.  

 

Reglene for utleie av næringseiendom gir stor avtalefrihet. Samtidig risikerer du konflikt og økonomiske tap hvis leieavtalen ikke er tilpasset det aktuelle leieforholdet.

Denne guiden gir håndfaste tips om hvorfor avtalen bør formes i forhold til hva slags lokaler du leier ut.

Last ned gratis guide Utleie av næringseiendommer