Har du som entreprenør opplevd problemer med å få betalt fra kunden? Å levere et godt produkt hjelper lite om du ikke får korrekt og rettidig betalt. Nedenfor går vi gjennom noen nyttige tips for å sikre at du har gjort ditt.

Gode faktureringsrutiner

Mange virksomheter har en fast dag i måneden hvor fakturaer skal sendes ut. Med de muligheter som finnes i de fleste CRM-systemer i dag bør man heller i så stor grad som mulig sørge for løpende fakturering ved å benytte tilgjengelige automasjonsrutiner i programmet.

Normalt gis det en viss henstand for betalingstidspunkt (10-15 dager etter fakturadato), men faktisk er det slik at du har krav på betaling umiddelbart ved din oppfyllelse av avtalen. Fakturerer du månedlig, vil det fort kunne gå 1 ½ måned mellom din oppfyllelse og betaling. Og det er hvis du er så heldig å slippe trege betalere. 

Les også: Dette kan du gjøre når forbruker reklamerer på feil eller mangler i byggeprosjektet 

Milepælsfakturering

For entreprenører benyttes ofte en milepælsfakturering, gjerne etter mal av NS-kontraktene. Det er da et avtalerettslig grunnlag fra å fravike normalt faktureringsintervall, som gir både rettigheter og plikter for entreprenør og byggherre. For entreprenører vil dette typisk være en ubetinget rett til betaling for oppnådd delmål, sammen med en stansingsrett for ytterligere arbeid ved manglende betaling. Virkemidlene her er såpass sterke at delbetalingene nok kommer, med mindre det oppdages mangler ved det utførte arbeidet. 

Sluttoppgjør

For entreprenører er derfor kanskje sluttoppgjøret det viktigste. Vi antar i det videre at kontrakten som ligger til grunn er NS 8405, men sluttoppgjørsbestemmelsene er ofte ganske like i andre NS-kontrakter. 

Når sluttfaktura er sendt og innsigelser mottatt antar man at eventuell uenighet er definert med endelig virkning. Kommer en av partene med tilleggskrav etter dette tidspunkt, skal slike tilleggskrav avvises på formelt grunnlag. Entreprenøren må derfor lage en sluttoppstilling som viser kontraktssum, alle fakturerte krav enten de er betalt eller ubetalt, rest å fakturere inklusive innestående og omtvistede krav som fortsatt fastholdes. 

Last ned guide: Valg av kontrakt i byggeprosjekter - Oversikt over juridiske standarder for bygg- og anleggsbransjen 

Alminnelige faktureringstips

• Send faktura umiddelbart sammen med eller rett etter levert vare eller tjeneste
• Aldri senere enn 1 måned etter levering for å sikre korrekt periodisering
• Avklar pris og forventninger hos kunde
• Varsle om du overstiger estimat –  og forklar hvorfor. Varslingsplikt følger gjerne av kontrakten 

Hva skal faktura inneholde?

Bokføringsforskriften § 5-1-1 bestemmer minstekravene for fakturaens innhold: 

• Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen
• Angivelse av partene, herunder selgers organisasjonsnummer
• Ytelsens art og omfang
• Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• Vederlag og betalingsforfall
• Spesifisering av merverdiavgift i norske kroner

Er selskapet ditt registrert i Foretaksregisteret må faktura inneholde ordet «Foretaksregisteret». Er selskapet ditt registrert i Merverdiavgiftsregisteret må organisasjonsnummeret etterfølges av ordene «MVA». 

Les mer: Har du en vrien byggherre? 

Følg opp fakturaen

• Opprinnelig faktura bør varsle om renter og purregebyr ved manglende betaling
• Betalingshenstand (kredittid) bør være rimelig, men kort
• Mange utenlandske kunder opererer med minst 30 dagers forfallstid, noen helt opp til 60. Er dette ok for deg?
• Purre på betaling? Du er ikke lovpålagt å sende betalingsoppfordringer; manglende betaling kan du sende rett til inkasso (se nedenfor). Det er likevel vanlig praksis at man purrer først. Send purring med gebyr ved manglende betaling. Purregebyr krever at du venter 14 dager etter opprinnelig forfall før purring sendes. Purringen må sendes skriftlig med betalingsfrist på minst 14 dager. 
• Ved forsinket betaling fra kunde kan man beregne renter på kravet. Rentene begynner å løpe fra forfallsdato.
• Rentesatsen fastsettes hvert halvår med virkning fra 1. januar og 1. juli. Finansdepartementet har fastsatt forsinkelsesrenten fra 1. januar til 31. desember i 2017 til 8,50%.
• Gå til inkasso hvis purring ikke nytter. Du er pliktig til å sende inkassovarsel først, men det kreves ikke at du også har purret. Inkassovarselet må være godt merket med at det er et inkassovarsel og skal ha en betalingsfrist på minst 14 dager. Det må også opplyses om hva kravet gjelder og beløpets størrelse.
• Du kan sende inkassovarsel dagen etter at kravet er forfalt.  Ønsker du å legge purregebyr på varselet må du imidlertid vente 14 dager etter at fakturaen har forfalt til betaling.
• Inkasso er ikke mulig hvis fakturaen bestrides
• Entreprenør har en frist på 8 måneder fra overtagelse til å ta ut forliksklage eller ta ut stevning – etter dette tapes kravet

Hvis ingenting nytter, og kunden ikke er søkegod for kravet

Vilkår for å tapsføre merverdiavgift: 

For at merverdiavgift på en fordring skal kunne tapsføres, må fordringen være «endelig konstatert tapt» og det må skyldes «skyldneres manglende betalingsevne», jf. mval. § 4-7.En utestående fordring anses endelig tapt dersom ett av følgende vilkår er oppfylt: 

• Foretatt tvangsinndriving eller inkasso har vært forgjeves
• Fordringen er en kundefordring som ikke er innfridd seks måneder etter forfall, til tross for minst tre purringskrav med normale purringsintervaller og slik aktivitet fra kreditors side som forholdene tilsier
• Offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling i skyldnerens bo gjør det klart at bomidlene ikke gir eller ikke vil gi fordringen dekning
• Fordringen ellers ut fra en samlet vurdering må anses klart uerholdelig

Merk at en fordring ikke anses endelig tapt hvis den er tilstrekkelig sikret ved pant, kausjon eller lignende. 

Vil du vite mer? Kontakt oss gjerne i dag for en uforpliktende samtale!

Har du problemstillinger knyttet til entrepriseoppdrag? Les mer på nettsiden om hva vi kan hjelpe deg med: Entreprise - bygg og anlegg