SAF-T

Hverdagen til næringsdrivende blir stadig mer digitalisert. Den nye regnskapsstandarden SAF-T er nok et steg i retning av digitalisering, og vil medføre forenklinger både for næringsdrivende og skatteetaten. Les mer om ordningen som trer i kraft fra 1. januar 2020.

Fra bokføringsperiode som begynner 1. januar 2020 eller senere vil standarden være pliktig å følge. Det blir ikke krav om gjengivelse av transaksjoner tilbake i tid.

Standard Audit File-Tax (SAF-T)

SAF-T er et standardformat for utveksling av regnskapsmateriale. Standarden er utarbeidet i fellesskap av næringslivet, regnskapsbransjen og Skatteetaten, etter anbefaling fra OECD. Standarden angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles og strukturen på dataene.

Regnskapsopplysninger i dette formatet erstatter ikke rapportering av ligningsdata, men skal kunne oversendes til skattekontoret i forbindelse med bokettersyn etter forespørsel fra skatterevisor.

Hvem gjelder ordningen for?

Alle bokføringspliktige som benytter elektroniske regnskapssystem i bokføringen vil være omfattet av ordningen. Virksomheter med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning er unntatt fra kravet, med mindre virksomhetene har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Dersom dette er tilfellet vil de likevel være omfattet av kravet.

Bokføringspliktige som har færre enn 600 bilag i året og som bokfører i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, er ikke omfattet av kravet da slike system regnes som manuelle løsninger og ikke som et elektronisk regnskapssystem.

Tilpasset regnskapssystem

Det er systemleverandørene som må tilpasse sine regnskapssystemer, slik at systemene kan levere den nye standarden på forespørsel. Norske leverandører av regnskapssystemer har vært med i dialogen med skatteetaten fra høsten 2015 og noen av dem har også vært med på å utvikle selve standarden. Imidlertid kan det være avvikende kontobruk eller avvikende mvakodebruk som medfører at regnskapsfører eller den bokføringspliktige selv må påse at mappingen blir fullstendig.

Les også: Endringer i aksjeloven forenkler driften for aksjeselskaper

Levering av SAF-T filer til skatteetaten

Opplastning via Altinn vil være hovedmåten for bokføringspliktige å levere SAF-T-filen på. For de som har store filer på over 200 MB (opptil 2 GB i zip-filer) kan man ta kontakt med ansvarlig saksbehandler hos skatteetaten.

For bokføringspliktige blir det lettere å oversende regnskapsdata til offentlige myndigheter. Det vil også bli lettere å utføre interne kontroller i bedriftene, analysere data i spesialiserte systemer og dele data med andre. I tillegg blir det lettere å bytte regnskapssystem og å integrere ulike systemer. For Skatteetaten betyr den nye måten å innhente regnskapsdata på mer effektive kontroller og kortere saksbehandlingstid, gjennom automatisering og færre manuelle prosesser.

Forholdet til GDPR

Kravet til å overføre sine bokførte opplysninger i SAF-T formatet kommer kun til anvendelse i en kontrollsituasjon. Angivelse av kundens navn, og adresse eller organisasjonsnummer er pliktig informasjon ved utarbeidelse av salgsdokumenter. I kundespesifikasjonen skal kundens kode og navn fremgå. Det vil si at SAF-T filen kan inneholde personopplysninger.

Skatteetaten behandler personopplysninger i forbindelse med gjennomføringen av lovpålagte oppgaver. Ved slik behandling er det rettslige grunnlaget forankret i Skatteetatens særlover, eksempelvis skatteforvaltningsloven § 10-2. Forordningens krav til behandlingsgrunnlag er dermed oppfylt.

Last ned gratis guide til GDPR og personvern

Dispensasjon

Skattedirektoratet kan etter søknad i særlige tilfeller gjøre unntak fra kravet til SAF-T regnskap, herunder gi utsettelse med å oppfylle kravet.

Ved behandlingen av søknader om tidsbegrensede dispensasjoner vil Skatteetaten legge vekt på forhold som ligger utenfor den bokføringspliktiges kontroll. Et eksempel kan være der den bokføringspliktige har inngått kontrakt med systemleverandør i god tid før 1. januar 2020 om levering av SAF-T regnskap funksjonalitet innen årsskiftet, men hvor leverandøren likevel ikke klarer å levere til avtalt tid.

Tidsbegrensede dispensasjoner for så lang periode som et helt år innvilges kun i helt spesielle tilfeller. Søknader for lengre perioder enn ett år har blitt avslått. Søknader basert på fremtidige mulige eller uavklarte hendelser er også blitt avslått. Det vektlegges kun konkrete foreliggende og faktiske forhold som kan dokumenteres.

Søknader om permanent dispensasjon fordi systemet som benyttes er så gammelt at det ikke kan etableres en SAF-T eksportfunksjon, eller at det er kostbart å etablere en SAF-T eksportfunksjon, gir ikke grunnlag for dispensasjon.

Dersom det i 2019 er fattet beslutning om at virksomheten skal avvikles i 2020, kan dette være et moment som taler for at det kan innvilges dispensasjon.

Skattedirektoratet opplyser at de er kjent med at det finnes eksterne tilbydere på det norske markedet som konverterer SAF-T regnskapfiler fra de fleste kjente formater inkludert bildefiler. Det er da etter deres mening mulig å fremskaffe bokførte opplysninger på SAF-T format, selv om regnskapssystemet ikke støtter en slik eksportfunksjon. Dette vil være et moment i vurderingen av om dispensasjon skal innvilges.

En søknad om dispensasjon bør inneholde følgende opplysninger:

Tidsbegrenset dispensasjon

  • En begrunnelse for søknaden, herunder opplysninger om når arbeidet startet og var planlagt ferdigstilt, og hvilke hendelser/årsaker som er oppstått underveis
  • Ny og oppdatert arbeidsplan med tidslinje for når arbeidet planlegges ferdigstilt.

Permanent dispensasjon

  • En begrunnelse for søknaden, herunder opplysninger om hvorfor kravet til SAF-T regnskap ikke kan oppfylles

 

Last ned gratis guide: Bokettersyn og tilleggsskatt

Vil du vite hvordan ekspertene i Magnus legal kan hjelpe din bedrift med skatt?
Les mer på nettsiden