Magnus Legal Innsyn i anbudsdokumenter.jpg

Trenger jeg advokat for å begjære innsyn i en offentlig anskaffelse? Vi skulle naturlignok ønske at svaret var ja, men det er det ikke. Å begjære innsyn kan leverandøren fint gjøre på egenhånd.

Utgangspunktet for et krav om innsyn

Det er Offentlighetsloven som regulerer retten til innsyn og unntak fra denne. Denne loven pålegger i stor utstrekning forvaltningsorganene å gjøre sine dokumenter offentlig tilgjengelige. I en anbudsprosess medfører denne plikten at allmennheten, inkludert aktører som media og dine konkurrenter, kan få innsyn i dokumenter innsendt til og utarbeidet av forvaltningsorganet.

Hvorfor innsyn?

Hvorfor skal en leverandør bry seg om å begjære innsyn i tilbud fra konkurrenter eller i anskaffelsesprotokollen?

Å få innsyn i anbudsdokumentene gir deg som leverandør et bedre grunnlag for å vurdere om det er begått feil i anskaffelsesprosessen og om det skal sendes inn en klage til oppdragsgiver.

Last ned gratis guide for leverandører: Hvordan vinner du anbudet 

Den praktiske hovedregelen

Offentlighetsloven åpner for flere unntak fra forvaltningsorganenes plikt til offentlighet. For offentlige anskaffelser er det § 23 som er relevant. Her finnes det et unntak som gjerne kalles den praktiske hovedregelen for innsyn i anbudsprosesser. Unntaket skyver på tidspunktet for når tilbud og protokoll i en anbudskonkurranse skal være offentlige. 

Denne «praktiske hovedregelen» finnes i bestemmelsens tredje ledd hvor det fremgår at «Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av anskaffelsesloven, til valet av leverandør er gjort».

En leverandør kan altså ikke regne med å få innsyn før etter at tildeling har skjedd.

Taushetsplikt og forretningshemmeligheter

Når det gjelder innholdet i dokumentene det begjæres innsyn i, finnes det et praktisk og mye brukt unntak for hva som kan unntas offentlighet.

Hvis dokumentet inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, skal dette være unntatt fra retten til innsyn, jf. offentlighetsloven § 13.

Det viktigste eksemplet på dette er taushetsplikten som fremgår i forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2:

Det skal bevares taushet om «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår».

Her er det verdt å merke seg at det er oppdragsgiver som skal bevare tausheten. Dermed er det også oppdragsgiver som skal vurdere hva som er underlagt denne. Dette innebærer at forvaltningsorganet må foreta en selvstendig vurdering, uavhengig av hva du som leverandør selv ønsker å sladde i tilbudet.

Oppskriften på hvordan du begjærer innsyn i anbudsdokumenter

Leverandøren kan selv be om innsyn ved å sende en e-post til kontaktpersonen for oppdragsgiver. Navnet på denne fremkommer i konkurransegrunnlaget.

Her er et forslag til tekst som kan brukes:

(Leverandørens navn) ber med dette om innsyn i anskaffelsesprotokoll (sett også eventuelt inn: evalueringsmatrise/evalueringsrapport) og øvrige tilbyderes tilbud, i konkurranse (navn/nummer:)..............., jf. offentlighetsloven § 23 jf. anskaffelsesforskriften § 7-3.

Er det du mottar sladdet?

Noen ganger vil de dokumentene du mottar være sladdet. Hvis de er sladdet «sønder og sammen» slik at de ikke gir den informasjonen som er nødvendig for å kunne forberede en klage, er det mulig å klage på det innsynet som er gitt.

Da kan du be om en ny vurdering: Inneholder den sladdete teksten faktiske forretningshemmeligheter som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde?

Et argument som også kan brukes i denne sammenheng er nettopp at den informasjonen man har mottatt ikke gir et godt nok grunnlag for å kunne vurdere om man skal klage på tildeling eller på eventuelle feil begått i anskaffelsesprosessen.

Lykke til! 

I 2017 kom det nytt regelverk om offentlige anskaffelser. Last ned gratis guide oppdatert med nye regler her.

Last ned gratis guide Hvordan vinner du anbudet?