Når kan du bruke konkurranse med forhandling?

Det er ikke fritt frem for offentlig oppdragsgiver å benytte konkurranse med forhandling. Her får du oversikt over vilkårene som må være oppfylt. Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring er en konkurranseform som tillater oppdragsgiver å forhandle om alle sider ved de innleverte tilbud.

Men det er ikke fritt frem for oppdragsgiver å benytte denne fremgangsmåten. Vi skal nå se på hvilke vilkår som må være oppfylt for at konkurranseformen kan benyttes. 

Anskaffelsens verdi

Konkurranse med forhandling kan bare velges der anskaffelsens verdi overstiger EØS-terskelverdien. Du kan lese mer om beregning av anskaffelsens verdi og verdiberegning her: Vet du hvordan du beregner anskaffelsens verdi?

Dersom du skal gjøre en anskaffelse under EØS-terskelverdi må du velge åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. 

Forhandling om alle sider av tilbudet

Hovedregelen er at anskaffelser med en verdi som overstiger EØS-terskelverdi skal gjennomføres som anbudskonkurranse. Når man foretar anskaffelser i enten åpen eller begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å forhandle.

Dersom man som oppdragsgiver ønsker å forhandle med leverandører, må den konkrete anskaffelsen altså oppfylle nærmere bestemte krav. Her er det verdt å merke seg at i det nye anskaffelsesregelverket som trådte i kraft i år, er oppdragsgivers mulighet til å bruke konkurranse med forhandling utvidet – tanken har vært at opp­drags­givers behov for fleksibilitet dekkes best gjennom mulighet til å forhandle med leverandørene.

Vilkår for bruk av forhandling

Vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling fremkommer av anskaffelsesforskriften § 13-2, og ett av de følgende vilkår må være oppfylt: 

• oppdragsgivers behov kan ikke oppfylles uten at det foretas tilpasninger i allerede tilgjengelige løsninger
• anskaffelsen inkluderer design eller innovative løsninger
• anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle
• oppdragsgiveren kan ikke utforme kravspesifikasjonene tilstrekkelig presist ved henvisning til en standard, europeisk teknisk bedømmelse, felles teknisk spesifikasjon eller teknisk referanse.
• oppdragsgiveren mottok bare uakseptable tilbud i en forutgående åpen anbudskonkurranse eller begrenset anbudskonkurranse.

Med unntak av generiske og standardiserte anskaffelser, vil de aller fleste anskaffelser kunne gjennomføres med forhandling. Oppdragsgiver må imidlertid kunne sannsynliggjøre at den konkrete anskaffelsen oppfyller et av punktene nevnt ovenfor. 

Prekvalifisering

I en konkurranse med forhandling kan alle interessenter levere en forespørsel om å delta i konkurransen, og oppdragsgiver må deretter foreta en prekvalifisering basert på kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver må også kontrollere at det ikke er grunnlag for avvisning. 

Begrense antall leverandører

Dersom oppdragsgiver ønsker å begrense antall leverandører som skal få levere tilbud, kan man foreta en utvelgelse av de kvalifiserte leverandørene. Husk at en slik utvelgelse må skje med grunnlag i ikke-diskriminerende og objektive kriterier. Hvilke utvelgelseskriterier som legges til grunn må oppgis i anskaffelsesdokumentene. 

Selv om oppdragsgiver har anledning til å begrense antall leverandører, må man likevel sørge for å beholde tilstrekkelig mange leverandører i forhandlingsrunden – for konkurranse med forhandlinger er det i forskriften satt et krav om at det må være minst tre leverandører i forhandlingsrundene.