I 2017 fikk vi nytt anskaffelsesregelverk. Den nasjonale terskelverdien ble i den forbindelse hevet fra 500 000 kroner til 1,1 millioner kroner eksklusiv mva. Dette betyr enklere innkjøpsprosesser, økt fleksibilitet og handlingsrom for offentlige innkjøpere. Så, hva betyr dette?
Oppdragsgiver behøver ikke lenger å kunngjøre konkurranser, eller følge mange av de detaljerte reglene i anskaffelsesforskriften - som for eksempel skrive konkurransegrunnlag eller utforme kvalifikasjonskrav når det dreier seg om en anskaffelse med samlet verdi under nasjonal terskelverdi. For oppdragsgiversiden har regelendringen altså medført økt fleksibilitet og handlingsrom når det gjøres anskaffelser med begrenset verdi.
Selv om det nå er svært få formelle bestemmelser som gjelder for anskaffelser under nasjonal terskelverdi er det likevel noen regler oppdragsgiver må følge også her, for både lov om offentlige anskaffelser og anskaffelsesforskriften del 1 kommer til anvendelse ved slike anskaffelser.
Dette betyr i praksis at oppdragsgiver må ivareta hensynet til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, proporsjonalitet, transparens og etterprøvbarhet også når man gjør anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
For anskaffelser under terskelverdi er hensynet til proporsjonalitet – eller forholdsmessighet – særlig viktig. Tanken er at desto større anskaffelsen er i verdi og kompleksitet, desto større forpliktelse har oppdragsgiver til å ivareta formålene med regelverket.
Hvis du eksempelvis gjør en anskaffelse med en verdi på en million kroner, har du plikt til å vektlegge de øvrige hensynene som konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet større enn ved en anskaffelse med verdi på 150 000 kr.
Proporsjonalitetsprinsippet gir særlig utslag når det kommer til spørsmålet om – og i hvilken grad – anskaffelsen skal konkurranse-eksponeres. Både KOFA og departementet har i forbindelse med kjøp under terskelverdi, etter det gamle regelverket, uttalt at man bør kontakte minst 3 mulige leverandører for å sikre best mulig konkurranse.
Vi har ikke samme uttalelser knyttet til det nye regelverket, men også her bør oppdragsgivere – dersom mulig – sørge for å hente inn tilbud fra ulike leverandører før man velger kontraktspart.
Hensynet til transparens og etterprøvbarhet sikres gjennom oppdragsgivers plikt til å dokumentere anskaffelsen. Kravet er at oppdragsgiver skal gjøre rede for de viktigste sider ved anskaffelsen – som for eksempel:
Anskaffelsens verdi og kompleksitet avgjør hvor omfattende denne dokumentasjonen skal være.
Et annet formål med anskaffelsesreglene er at de skal ivareta hensynet til forutberegnelighet. Dette betyr at oppdragsgiver må følge de regler og vilkår som er satt for gjennomføring av konkurransen og valg av tilbud.
I anskaffelser under nasjonal terskelverdi er det som nevnt få formelle krav til konkurransegjennomføringen, og det er opp til oppdragsgivers anskaffelsesfaglige skjønn å velge hvilke konkurranseregler som skal gjelde. Men når oppdragsgiver først har angitt krav og vilkår, må disse følges – også for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.
Et annet sentralt formål med anskaffelsesreglene er hensynet til ikke-diskriminering og likebehandling. Dette betyr at alle leverandører skal vurderes på like vilkår. Eksempler på likebehandling er at alle leverandører som deltar i konkurransen mottar samme informasjon, og at de får like lang tid på å forberede tilbud. Det samme gjelder der oppdragsgiver åpner for å forhandle – her må alle leverandører få anledning å gå i dialog med oppdragsgiver.
Oppdragsgivere bør merke seg at også for anskaffelser under nasjonal terskelverdi skal man kreve skatteattest for merverdiavgift og skatt fra den leverandøren som tildeles kontrakt. Kravet gjelder imidlertid bare for anskaffelser som overstiger 500 000 kroner ekskl. mva.
Økning av den nasjonale terskelverdi fra 500 000 kroner til 1,1 millioner kroner har medført at oppdragsgivere nå i mindre grad er forpliktet til å foreta kunngjøringer av anskaffelser – noe som må anses som en administrativ forenkling for oppdragsgiversiden.
Ulempen for oppdragsgiver kan imidlertid være at man får mindre kontakt med markedet, og dermed bare får tilbud fra de leverandører man allerede kjenner til. I markeder med høy konkurranseintensitet kan oppdragsgivere vurdere å kunngjøre også anskaffelser under nasjonal terskelverdi for dermed å motta et større utvalg av tilbud og oppnå kontakt med potensielle leverandører.