Det gjelder svært strenge regler for oppsigelse, og det er viktig at du som arbeidsgiver ikke gjør feil. Men hva er det arbeidsgivere oftest gjør feil ved oppsigelser? Følger du reglene for oppsigelse av arbeidstaker reduserer du risikoen for erstatningskrav. Her er oversikt over de vanligste feilene arbeidsgivere gjør.
Fallgruver ved oppsigelser
Det er strenge krav til hva som anses som saklig oppsigelsesgrunnlag og hva som skal til for at selve oppsigelsesprosessen anses gyldig. I dette innlegget skal vi gjennomgå noen av de vanligste feilene arbeidsgivere gjør i oppsigelsessaker.
1. Dokumentasjon
For at oppsigelse av en arbeidstaker skal være gyldig, må det for det første foreligge et saklig oppsigelsesgrunnlag.
Arbeidsgiver har den såkalte bevisbyrden for at en oppsigelse av arbeidstaker er saklig. For å kunne bevise dette, er det nødvendig å ha tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon.
Hva slags dokumentasjon som er nødvendig, vil variere fra sak til sak. Det vil imidlertid ofte være nødvendig med skriftlige referater fra medarbeidersamtaler, tidligere advarsler eller andre former for tilbakemeldinger, resultatmålinger eller for eksempel korrespondanse med arbeidstaker. Formålet med dokumentasjonen er å kunne bevise:
- De forholdene som kan utgjøre saklig oppsigelsesgrunnlag
- At arbeidstaker har blitt gjort oppmerksom på forholdene
- At arbeidstaker har blitt gitt anledning til å forbedre seg eller imøtegå arbeidsgivers forståelse av situasjonen.
Uten tilstrekkelig dokumentasjon, vil det være svært vanskelig å bevise at det foreligger et saklig oppsigelsesgrunnlag.
Guide: Slik gjennomfører du en gyldig oppsigelsesprosess
Må du nedbemanne? Da er det viktig å gjøre ting korrekt. I denne guiden får du veiledning om hvordan gjennomføre en gyldig oppsigelsesprosess.
2. Hastverk
Mange arbeidsgivere har hastverk når de først har bestemt seg for å si opp en arbeidstaker. Det mange ikke er klar over, er at det ofte tar noe tid før man har et saklig oppsigelsesgrunnlag.
Det er svært sjeldent at arbeidsgiver har anledning til å si opp arbeidstaker ved første feilsteg fra arbeidstakers side. Arbeidstakers mangelfulle prestasjoner, dårlige oppførsel eller lignende må i de aller fleste tilfeller ha vedvart over en viss tid før de samlet sett vil utgjøre saklig oppsigelsesgrunnlag.
I tillegg er det nødvendig å bruke god nok tid på selve oppsigelsesprosessen for å forsikre seg om at alle krav overholdes.
Det er viktig å holde en løpende dialog og gi konkrete tilbakemeldinger til arbeidstaker slik at arbeidstaker får mulighet til å forbedre seg. Mulige løsninger må også vurderes.
Les også: Nedbemanning - dette bør du vite!
3. Reelle drøftelser
Før en beslutning om oppsigelse, må det gjennomføres drøftelser med arbeidstaker. Dette gjøres ved et såkalt drøftelsesmøte.
Det er svært viktig at drøftelsene er reelle. Dersom arbeidstaker blir gitt oppsigelse allerede under drøftelsesmøtet, eller arbeidsgiver på andre måter gir uttrykk for at beslutningen om oppsigelse allerede er tatt, vil oppsigelsesprosessen kunne anses ugyldig.
Det er derfor viktig at arbeidsgiver avventer en endelig beslutning om en eventuell oppsigelse til etter at drøftelser er gjennomført. Det er først etter at man har drøftet saken med arbeidstaker og vurdert alle sider av saken grundig, at man vil ha et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere hvorvidt en oppsigelse skal gis.
4. Formkrav
Når arbeidstaker selv sier opp, er det ingen formkrav til hvordan oppsigelsen skal gis eller hva som må stå i oppsigelsen.
Når det er du som arbeidsgiver som sier opp en arbeidstaker, er det imidlertid strenge krav. Oppsigelsen må for det første være skriftlig. For det andre er det flere krav til hva oppsigelsen må inneholde.
Dersom oppsigelsen ikke oppfyller de krav som er fastsatt i arbeidsmiljøloven, vil oppsigelsen kunne anses som ugyldig.
Les også: 4 ting arbeidsgiver bør vite om endringsoppsigelse
5. Overlevering
Arbeidsmiljøloven fastsetter at oppsigelsen skal sendes rekommandert eller overleveres personlig til arbeidstaker.
Dersom du sender oppsigelsen til arbeidstaker per ordinær post, vil ikke dette automatisk medføre at oppsigelsen er ugyldig. Du vil imidlertid ikke kunne bevise at oppsigelsen er mottatt av arbeidstaker. Dette kan medføre at oppsigelsen anses ikke å være gitt, eller at den er ulovlig.
Oppsigelser må derfor alltid sendes rekommandert eller overleveres personlig til arbeidstaker slik loven fastsetter.
Ved personlig overlevering til arbeidstaker må du videre huske på å få signatur fra arbeidstaker for at vedkommende har mottatt oppsigelsen.
Hva om jeg gjør feil i oppsigelsesprosessen?
Dersom det gjøres feil i oppsigelsesprosessen, eller det ikke foreligger et saklig oppsigelsesgrunnlag, vil risikoen for å få erstatningskrav fra arbeidstaker være svært høy.
Derfor er vår anbefaling at du får kvalitetssikret både oppsigelsesgrunnlaget og fremgangsmåten før du igangsetter selve oppsigelsesprosessen. Hvis det først er gjort en feil i prosessen, er det ofte vanskelig å rette opp dette i etterkant. Å få bistand i forkant kan derfor være en rimelig forsikring for å unngå rettslige prosesser som både vil være tid- og kostnadskrevende for din virksomhet.
Guide: Slik gjennomfører du en gyldig oppsigelsesprosess
Må du nedbemanne? Da er det viktig å gjøre ting korrekt. I denne guiden får du veiledning om hvordan gjennomføre en gyldig oppsigelsesprosess.
I Magnus Legal har vi arbeidsrettsadvokater med lang erfaring. Les mer om hvordan vi kan hjelpe deg på nettsiden: Arbeidsrett
Artikkel først publisert 13. juli 2017, sist oppdatert juni 2022.
