Som arbeidsgiver er det viktig å sikre at virksomhetens interne regler er klare, oppdaterte og i samsvar med gjeldende lovverk. Arbeidsreglementet regulerer den daglige orden i selskapet, og skal ivareta rettigheter og plikter for både arbeidsgiver og arbeidstakere. I denne bloggen gir vi en oversikt over hva arbeidsmiljøloven krever, og deler praktiske tips for utarbeidelse og endring av et arbeidsreglement.
Hvem er pålagt å ha arbeidsreglement?
I Norge er enkelte virksomheter lovpålagt å ha arbeidsreglement på plass for å sikre klare retningslinjer for de ansatte. Kravet gjelder først og fremst for spesifikke næringer, men også andre virksomheter kan ha nytte av å ha formelle reguleringer. Nedenfor er en oversikt over hvilke virksomheter som er forpliktet til å implementere arbeidsplassforskrifter og hvorfor det kan være fordelaktig selv for de som ikke er strengt pålagt å gjøre det.
- Industriell virksomhet samt handels- og kontorvirksomhet: Industriell virksomhet omfatter eksempelvis en håndverksbedrift, men ikke en transportbedrift. Begrepet «handels- og kontorvirksomhet» omfatter varehandel som utsalgssteder, engrosforretninger, apotek, bokhandlere og lignende, i tillegg til banker, forsikringsselskaper mv. Reglementsplikten omfatter også kontorbedrifter. Dersom virksomheten sysselsetter mer enn 10 arbeidstakere (som ikke har ledende eller kontrollerende stillinger), stiller arbeidsmiljøloven krav om et arbeidsreglement.
- Andre virksomheter: Departementet kan bestemme at andre virksomheter også skal ha arbeidsreglement for visse arbeidstakere. I virksomheter som ikke automatisk faller under kravet, kan det likevel være en fordel å utarbeide et arbeidsreglement.
Les også: Viktig å tenke på ved utforming av arbeidskontrakter
HAR DU SPØRSMÅL OM ARBEIDSMILJØLOVEN?
Usikker på om du gjør riktig i forhold til kravene i arbeidsmiljøloven? Kontakt oss for en gjennomgang.
Hva skal arbeidsreglementet inneholde?
I henhold til arbeidsmiljøloven § 14 16 skal reglementet blant annet inneholde:
- Ordensregler: Regler for opprettholdelse av orden på arbeidsplassen, slik som bestemmelser om fremmøte, røyking, pauser mv.
- Regler for arbeidsordningen: Bestemmelser om blant annet arbeidstid, ferier, fravær og lignende.
Reglementet må ikke inneholde bestemmelser som strider mot loven, og det får ikke heller fastsettes bøter for overtredelser.
Prosessen for å utarbeide arbeidsreglementet
Arbeidsmiljøloven åpner for to alternative prosesser avhengig av om selskapet er bundet av tariffavtale eller ikke:
- Virksomheter som er bundet av tariffavtale: I virksomheter bundet av tariffavtale skal arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i fellesskap forhandle og fastsette reglementet. Dersom avtalen omfatter et flertall av arbeidstakerne, kan den gjøres gjeldende for alle arbeidstakere innenfor de arbeidsområder avtalen gjelder for.
- Virksomheter som ikke er bundet av tariffavtale: I virksomheter uten tariffavtale eller der partene ikke blir enige, må arbeidsgiver utarbeide et utkast til arbeidsreglement. Arbeidsgiver skal etter det forhandle med representanter for arbeidstakerne (i praksis fem valgte representanter, med mindre annet er avtalt). Arbeidsreglementet må sendes til Arbeidstilsynet for godkjenning innen tre måneder etter at virksomheten er satt i gang. Setter arbeidstakernes representanter fram avvikende forslag til reglement, skal dette vedlegges når arbeidsgiveren sender inn utkastet til godkjenning.
Når reglementet er fastsatt, krever loven at det skal:
- Være synlig og lett tilgjengelig på ett eller flere iøynefallende steder i virksomheten.
- Deles ut til hver arbeidstaker som reglementet gjelder for.
Arbeidsreglementets gyldighet og endringer
Reglementet er kun gyldig dersom det er utarbeidet i henhold til lovens krav og ikke inneholder bestemmelser som strider mot loven. Dersom utkastet inneholder bestemmelser som strider mot loven eller er urimelige for arbeidstakerne, vil Arbeidstilsynet nekte godkjenning.
Reglene for endringer i arbeidsreglementet følger de samme kravene som ved fastsettelsen. Dette betyr at enhver endring må drøftes med de tillitsvalgte eller arbeidstakerrepresentantene og, der det er aktuelt, sendes til Arbeidstilsynet for godkjenning.
Hvilket innhold bør et arbeidsreglement ha? – Eksempler og praktiske råd
- Omfang: Klargjøring av hvem reglementet gjelder, med henvisning til tariffavtaler og arbeidskontrakter.
- Ansettelse og arbeidsavtaler: Regler for ansettelse, arbeidsavtaler, og plikten til å gi ut reglement ved tiltredelse.
- Arbeidstid, pauser og ferie: Detaljerte bestemmelser om arbeids- og hviletider, samt regler for ferieavvikling i tråd med ferieloven og tariffavtaler.
- Fravær og sykemelding: Regler for fravær, egenmelding og sykemelding, med klare meldingsfrister.
- Lønn og utbetaling: Bestemmelser om lønnsutbetaling, forskudd, og prosedyrer ved eventuelle feil, tilbakelevering av arbeidsgivers eiendeler ved fratreden og kontroll av utstyr.
- Alminnelig orden: Reglene for oppmøte, policy for rusmiddelbruk, påkledning, adferd på arbeidsplassen og bruk av telefon/mobil i arbeidstiden og andre forhold som er essensielle for den daglige driften.
- Økonomisk ansvar, utstyrsbehandling og taushetsplikt: Bestemmelser om økonomihåndtering, forsvarlig bruk av utstyr og oppbevaring av konfidensiell informasjon.
- Oppsigelse, avskjed og permisjon: Klare prosedyrer ved oppsigelse, avskjed eller suspensjon, med referanser til relevante lovparagrafer.
Praktiske tips for arbeidsgivere
- Start prosessen tidlig: Sørg for at arbeidsreglementet er utarbeidet og implementert så snart virksomheten settes i gang – særlig viktig i virksomheter uten tariffavtale, da utkastet skal sendes til Arbeidstilsynet innen tre måneder.
- Involver de ansatte: Enten via tillitsvalgte eller valgte representanter, skal de ansatte involveres i prosessen. Dette sikrer ikke bare et bedre reglement, men også økt aksept og forståelse for reglene.
- Sørg for god tilgjengelighet: Det skal være lett for alle ansatte å få tilgang til reglementet. Oppslag på felles steder og utdeling av et eksemplar ved tiltredelse er et krav.
- Hold reglementet oppdatert: Regelmessig gjennomgang og oppdatering av reglementet er viktig, ikke minst ved endringer i lover, tariffavtaler eller interne prosesser.
- Få juridisk bistand ved behov: Dersom dere er usikre på hvordan enkelte bestemmelser skal utformes eller om reglementet er i samsvar med lovverket, bør dere søke juridisk rådgivning.
Trenger du hjelp med utforming av arbeidsreglement?
Et velfungerende arbeidsreglement bidrar til å skape klarhet og forutsigbarhet for både arbeidsgiver og arbeidstakere, i tillegg til at det er et juridisk krav som du som arbeidsgiver må oppfylle hvis du driver industriell virksomhet eller handels- og kontorvirksomhet.
Har du spørsmål eller ønsker veiledning i prosessen med å utarbeide eller endre arbeidsreglementet så er det bare å ta kontakt for en uforpliktende prat.
HAR DU SPØRSMÅL OM ARBEIDSMILJØLOVEN?
Usikker på om du gjør riktig i forhold til kravene i arbeidsmiljøloven? Kontakt oss for en gjennomgang.
