Gode offentlige innkjøp

De fleste er klar over at offentlige innkjøpsprosesser må gjennomføres i tråd med kompliserte og til dels rigide regler. Da er det lett å glemme et av hovedformålene med dette EØS-regelverket – nemlig å sikre at offentlige midler brukes til å anskaffe kostnadseffektive varer og tjenester. Det vil med andre ord si at målet er å gjøre det beste kjøpet sett i lys av kvalitet og pris.

Men hvordan kan innkjøper sørge for at man som oppdragsgiver kan optimalisere anskaffelsesprosessen? Her kommer vi med noen råd og tips som kan være lurt å ha med i tankene når innkjøpsprosessen planlegges.

Les også: Tips til å skrive et godt konkurransegrunnlag

1) Hva skal anskaffelsen dekke?

Særlig i komplekse anskaffelser er det viktig å ha klart for seg hvilket behov anskaffelsen skal dekke. Å kartlegge behov er ofte en viktig del av forberedelsene. Vi ser ofte at brukerundersøkelser eller andre kvalitative og kvantitative undersøkelser benyttes for å kunne få et klart bilde av hvilket behov som skal dekkes i den organisasjonen som skal anskaffe en ny vare eller tjeneste.

2) Hva kan markedet tilby?

Ved kjøp av standardiserte og generiske varer vet oppdragsgiver gjerne hva som tilbys i det aktuelle markedet. Men for mer kompliserte tjenestekontrakter ser man ofte at markeder er i rask utvikling, og oppdragsgiver har gjerne ikke full oversikt over hvilke løsninger som tilbys.

I det nye regelverket har vi nå fått bestemmelser som påpeker at oppdragsgiver kan ha dialog med både potensielle leverandører og markedet for øvrig under forberedelse av offentlige innkjøp, og at mottatt informasjon kan brukes i konkurransedokumentene.  Disse bestemmelsene gir et viktig signal om at oppdragsgivers dialog med markedet er viktig. Gode anskaffelser kommer ofte i stand etter kommunikasjon og samarbeid med markedsaktører.

3) Å stille krav til tilbyder

Oppdragsgiver skal stille krav til anskaffelsen som er proporsjonale med kontraktens art, omfang og kompleksitet. Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver ikke skal stille strengere kvalifikasjonskrav eller kreve mer dokumentasjon enn nødvendig i den enkelte anskaffelsen.

Det er opp til oppdragsgiver å avgjøre hvilke krav som skal stilles og hvordan leverandør skal dokumentere at kravene oppfylles. Her er det viktig å huske på at man må finne et godt balansepunkt: Dersom oppdragsgiver stiller for strenge krav til både innhold og dokumentasjon risikerer man å utelukke mange gode leverandører fra konkurransen, noe som igjen kan svekke oppdragsgiver mulighet å oppnå den beste anskaffelsen.  

Dersom man på den andre siden – og da særlig i store og komplekse tjenestekontrakter – ikke stiller gode krav, risikerer man å inngå kontrakt med en leverandør som ikke har kapasitet til å oppfylle avtalen.

Les også: Offentlig innkjøper: Slik gjennomfører du konkurranse med forhandlinger

Regelverket for offentlige innkjøp er omfattende og byr på både praktiske og rettslige utfordringer. Her kan du som er oppdragsgiver laste ned en gratis guide som gir et innblikk i de mest sentrale spillereglene og noen gode råd og huskeregler underveis i arbeidet med offentlige anskaffelser. 

Last ned gratis guide   Hvordan gjennomføre  anskaffelsesprosesser