Det kan være utfordrende å vite hvordan du skal gjennomføre konkurranse med forhandlinger. Konkurranse med forhandlinger er en anskaffelsesform som sikrer stor fleksibilitet for oppdragsgiver. Men man må likevel huske å ivareta anskaffelsesrettens grunnleggende hensyn til likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet ved gjennomføring av denne type anskaffelsesprosesser. La oss se på noen punkter du som oppdragsgiver bør merke deg og last gjerne ned vår sjekkliste for gjennomføring av anbudskonkurranser.
Det stilles ingen eksplisitte krav til hvordan forhandlingene skal gjennomføres, men de generelle konkurranserettslige prinsippene forutsigbarhet, transparens og likebehandling legger føringer for hvordan oppdragsgiver må legge opp forhandlingene. Her er noen punkter du som oppdragsgiver bør merke deg:
For å sikre at anbudsprosessen skal kunne verifiseres og etterprøves, må alle viktige hendelser i forhandlingsforløpet dokumenteres. Dette betyr blant annet at det må skrives referat fra forhandlingsmøter, og dersom det fremkommer muntlig informasjon som er styrende for valg underveis, må opplysningene nedtegnes og dokumenteres skriftlig.
Dersom oppdragsgiveren i løpet av forhandlingsfasen foretar endringer i konkurransegrunnlaget skal disse endringene umiddelbart sendes til alle leverandørene som deltar i forhandlingsrunden. I slike situasjoner bør oppdragsgiver også vurdere om leverandørene bør gis ytterlige tid for å kunne innhente nye opplysninger og utarbeide nye forslag som følge av endrede krav.
Når man gjør anskaffelser på vegne av offentlige oppdragsgivere er det mange regler som skal følges.
Kravet om likebehandling og ikke-diskriminering innebærer at oppdragsgiver ikke kan forskjellsbehandle leverandører uten saklig grunn. Dette betyr blant annet at alle leverandører skal få samme type informasjon, få like lang tid til å forberede seg, samt like muligheter til å gå i reelle forhandlinger. Et eksempel på en ulovlig forskjellsbehandling vil for eksempel være at en leverandør får anledning til flere forhandlingsrunder enn sine konkurrenter.
Under forhandlingene skal oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt underveis i konkurransen. Dersom leverandøren gir samtykke, må oppdragsgiver forsikre seg om at samtykke gjelder de bestemte opplysningene oppdragsgiver. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som oppdragsgiveren planlegger å gi tilgang til.
Formålet med å velge konkurranse med forhandlinger er å sørge for å at anskaffelsen dekker oppdragsgivers behov på en god og hensiktsmessig måte. Den klare hovedregelen er at man kan forhandle om alle sider ved tilbudet – pris, kvaliteter, funksjonaliteter, mengde og gjennomføring – for å nevne noe.
Men, det finnes en grense for hva det kan forhandles om; det er et totalforbud mot å forhandle om absolutte vilkår. Dette betyr at der det fremkommer krav og vilkår i konkurransegrunnlaget som fremstår som ufravikelige, kan ikke partene modifisere eller endre disse under forhandlingene. Det samme gjelder tildelingsvilkårene. For å sikre forutsigbarhet må leverandørene være trygge på at de vilkår man vurderes opp mot er ugjenkallelige.