Det er flere årsaker til at virksomheter har behov for å gjennomføre en nedbemanning. Det kan være situasjoner der man er nødt til å nedbemanne for å overleve eller at endringer i strategi eller marked gjør det nødvendig å få ansatte med en annen kompetanse enn det man har i dag.
Nedbemanning kan gjøres enten ved oppsigelse av ansatte, eller ved frivillige løsninger som sluttpakker og liknende. Ettersom den ansatte har rett til å stå i stilling og heve lønn helt frem til saken eventuelt blir avgjort i domstolen, vil det ofte lønne seg for arbeidsgiver å få til en fratredelsesavtale.
Oppsigelsesvernet i arbeidsmiljøloven er først og fremst en beskyttelse for arbeidstakere mot tilfeldige og ikke saklig begrunnede oppsigelser. Det er derfor av aller største betydning at virksomheten har et godt beslutningsgrunnlag og at beslutningen om nedbemanningen er forankret i virksomhetens ledelse og aller helst ved styrebeslutning i alle fall om det rammer et antall ansatte.
Mindre nedbemanninger og tilpasninger kan man si kan være en del av den daglige ledelse, mens større nedbemanninger bør være forankret i styreprotokoller. Det bør også utarbeides et dokument som beslutningsgrunnlag for styret med en organisasjonsplan, økonomi og forventet effektiviseringsgevinst. Videre bør beslutningsgrunnlaget inneholde en oversikt over de ansatte med deres arbeidsoppgaver, ansiennitet og kompetanse.
I utgangspunktet skal man vurdere hele virksomheten under ett i forhold til nedbemanning, men man kan også i beslutningsprosessen og i styrevedtak begrense utvelgelseskretsen dersom det er saklig grunn til det. Det er da viktig at man i styrets behandling og beslutningsgrunnlag har gjort en vurdering av hvorvidt det foreligger saklig grunn til å begrense utvelgelseskretsen, for eksempel geografisk, marked, teknologi osv.
Høyesterett har slått fast at fastsatte utvelgelseskriterier (ansiennitet, kompetanse mv) ikke kommer til anvendelse før utvalgskretsen er fastsatt. Det er først når utvalgskretsen er definert at arbeidstakerne innen denne delen av virksomheten vil konkurrere om stillingene ut fra de fastsatte utvelgelseskriteriene.
Utvelgelseskretsen vil være avgjørende spesielt med tanke på vurderingen av om det finnes annet passende arbeid, jfr nedenfor.
Når man så har forankret beslutningen og har vurdert muligheten frivillige ordninger som for eksempel sluttpakker så er da neste skritt å vurdere oppsigelser.
Les mer: Kjenner du til fordelene ved sluttavtaler?
Saklig behov kan være reduserte inntekter, overkapasitet, reduksjon av kostnader, strategiske endringer i fht fremtidig marked og konkurransesituasjon. Virksomheten trenger ikke gå med underskudd, et ønske om større overskudd er også et saklig behov.
Det må alltid gjøres en individuell vurdering av bedriftens behov for nedbemanning i forhold til konsekvensene en oppsigelse vil ha for den enkelt ansatte. Omsorgsbyrde, sosiale forhold, alder og muligheter for nytt arbeid skal typisk tas med i vurderingen.
En oppsigelse grunnet nedbemanning vil ikke være saklig dersom det finnes annet passende arbeid i virksomheten som den ansatte er kvalifisert for. Dette er ofte et vanskelig spørsmål å vurdere. Man har ikke plikt til å opprette en ny stilling, men det forventes at man må foreta en viss opplæring og tilrettelegging. Man plikter også å vurdere og tilby stillinger med selv om de ikke har samme lønn eller ansvar og også med annen stillingsbrøk.
Les mer: 5 vanlige feil ved oppsigelser – og hvordan unngå dem
Arbeidstakers forhold kan være en del av utvelgelsesprosessen, men man må ikke bruke en nedbemanningsprosess som en «enkel» måte å kvitte seg med uønskede medarbeidere fordi man ikke har tilstrekkelig saklig grunn til å si opp vedkommende med begrunnelse i arbeidstakers forhold.
Det kan være fristende å bruke en nedbemanningsprosess til å si opp en medarbeider som reelt sett skulle vært sagt opp grunnet brudd på arbeidsreglement, manglende resultater eller lignende. Dette frarådes, ettersom det vil være vanskelig å kunne vise til at oppsigelsen har saklig grunnlag i nedbemanningen om ikke den ansattes stilling naturlig hører til de stillingskategoriene eller avdelingene som er omfattet av nedbemanningsprosessen.
Les også: 4 ting arbeidsgiver bør vite om endringsoppsigelse
Arbeidsmiljøloven § 15-7 annet ledd siste punktum sier at ved avgjørelsen av om en oppsigelse begrunnet i driftsinnskrenkning/rasjonalisering er saklig skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker.
Det er derfor av avgjørende betydning at man har gjort en individuell vurdering i forhold til hver enkelt arbeidstaker. Disse vurderingene må kunne dokumenteres og kunne legges frem i ettertid i tilfelle den ansatte går til sak mot arbeidsgiver. Videre må utvelgelsen være i tråd med de kriteriene som er fastlagt i saksbehandlingen i styret eller av daglig leder.
Les også: Oppsigelse av sykmeldt arbeidstaker
I saker som gjelder nedbemanning skal informasjon gis og drøftinger gjennomføres «så tidlig som mulig». Informasjon skal gis i så god tid i forveien at de tillitsvalgte kan danne seg en oppfatning av problemstillingene og selv kunne foreta nødvendige undersøkelser og avklaringer før drøftinger skal gjennomføres.
Det er også av avgjørende betydning at drøfting skjer så tidlig i prosessen at de tillitsvalgte fårfremmet sine synspunkter før beslutninger om oppsigelse tas. Drøftingene skal være reelle og tillitsvalgte skal ha reell mulighet til å kunne påvirke.
Dette betyr ikke at ikke virksomheten kan innlede prosessen med å foreta forberedende kartlegginger og vurderinger uten å gjennomføre drøftinger med de tillitsvalgte.
Begrepet «så tidlig som mulig» vil variere i forhold til omstendighetene i den enkelte sak.
I en nedbemanningssituasjon er det naturlig at arbeidsgiver og de tillitsvalgte drøfter behovet for og omfanget av nedbemanningen. Videre vil det være aktuelt å diskutere eventuelle tiltak og virkemidler for å oppnå et ønsket resultat, for eksempel sluttpakker og omorganisering.
Kriterier for utvelgelse av overtallige er også et forhold det er naturlig å drøfte. Når kriteriene er drøftet vil det imidlertid være opp til arbeidsgiver å foreta selve utvelgelsen.
Som hovedregel er det arbeidsgiver som har styringsrett i forhold til planlegging og gjennomføring av en nedbemanningsprosess og dette kan arbeidsgiver gjøre uten å drøfte videre med de tillitsvalgte. Vi gjør oppmerksom på at det kan være andre bestemmelser i tariffavtale eller av lokal avtale i virksomheten.
Magnus Legal har advokater som har lang erfaring med nedbemanning i små og store virksomheter og kan bistå med alt fra innledende vurderinger til å være en sparringspartner gjennom hele nedbemanningsprosessen. Unngå kostbare feil, ta kontakt med oss.
Først publisert 30. august 2018. Oppdatert juli 2020.