Som arbeidsgiver er du forpliktet å opprette en skriftlig arbeidskontrakt i alle arbeidsforhold, og det er visse lovkrav til utformingen av arbeidskontrakter. Vår erfaring er at mange virksomheter ikke bruker nok tid og ressurser på å utarbeide gode avtaler som er tilpasset virksomheten og type stilling. Dette kan føre til lite fleksibilitet, unødvendige konflikter og kostnader i ettertid. Her ser vi nærmere på hva du som arbeidsgiver må ha med i en arbeidskontrakt og hva som kan inkluderes i personalhåndboken, samt hvordan du unngår de vanligste feilene.
Når skal arbeidskontrakt være på plass?
Når arbeidsforholdet varer i mer enn én måned, skal arbeidskontrakten være inngått så snart som mulig, og senest innen sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold som varer i mindre enn én måned, skal du sørge for å inngå en skriftlig arbeidskontrakt umiddelbart.
Nye regler i 2024
Noe av informasjonen som er beskrevet nedenfor er ny som følge av en lovendring som trådte i kraft 1. juli 2024. Arbeidsavtaler som er inngått etter 1. juli 2024 må inneholde all informasjon beskrevet nedenfor, og arbeidsavtaler inngått før 1. juli 2024 må oppdateres hvis arbeidstaker krever det.
Les også: Tydeligere krav til ansettelseskontrakter i Arbeidsmiljøloven
Hva bør en arbeidskontrakt inneholde?
Det er en fordel for deg som arbeidsgiver at kontrakten inneholder noe mer enn det som er minimumskravene etter arbeidsmiljøloven, herunder vilkår som beskytter deg.
ØNSKER DU EN GJENNOMGANG AV ARBEIDSKONTRAKTENE DINE?
Usikker på om arbeidskontraktene dine er i henhold til Norsk lov. Vi tar gjerne en gjennomgang.
Konkurranseklausul
Hvis arbeidsforholdets art tilsier at det er behov for det, så bør man legge inn en konkurranseklausul i arbeidsavtalen. En konkurranseklausul er en avtale i arbeidsforhold som legger begrensninger for hva din ansatt kan gjøre etter endt arbeidsforhold. Denne vil typisk ha til formål å hindre den ansatte i å starte opp eller ta arbeid hos en direkte konkurrerende virksomhet eller påvirke kundekretsen din. Du bestemmer selv hvis du ønsker å ta i bruk konkurranseklausulen eller ikke dersom arbeidsforholdet avsluttes. Hvis konkurranseklausulen tas i bruk, skal den ansatte kompenseres økonomisk.
Hjemmekontor
Hvis det er aktuelt med hjemmekontor, bør detaljene rundt hjemmekontor spesifiseres skriftlig. I visse tilfeller vil det kreves egen avtale om hjemmekontor.
Lojalitetsplikt, taushetsplikt og konfidensialitet
Lojalitetsplikt, taushetsplikt og konfidensialitet er noe du bør vurdere å ha med i en arbeidsavtale hvis arbeidsforholdets art tilsier det. Slike klausuler hindrer at arbeidstaker kan dele fortrolige opplysninger om selskapet eller produkter og tjenester hvis arbeidstakeren senere skulle ønske å drive egen virksomhet eller jobbe hos en konkurrent. Avtalen kan også regulere konsekvenser ved brudd på slike klausuler.
Rettigheter til arbeidsresultatet
Hvem som skal få rettigheter til arbeidsresultat kan være viktig å avtale, dersom arbeidstaker jobber med å skape eller frembringe noe i tilknytning til ansettelsesforholdet. Dette vil typisk være oppfinnelser, varemerker, domenenavn, forretningskonsepter og know-how.
Annet arbeid under ansettelsen
Hvis du ikke ønsker at arbeidstaker skal påta seg annet arbeid eller oppdrag under arbeidsforholdet som kan komme i konflikt eller konkurrere med det arbeidet arbeidstakeren skal utføre for deg, så kan det normalt avtales at slikt arbeid ikke godtas uten skriftlig samtykke fra deg.
Gjennomsnittsberegning av arbeidstiden
Både du som arbeidsgiver og arbeidstakeren kan skriftlig avtale at den alminnelige arbeidstid kan ordnes på en annen måte enn det som er vanlig; 8 timer per dag og 40 timer per uke. Det enkleste er at arbeidsavtalen åpner for dette fra starten av arbeidsforholdet siden det må avtales skriftlig, så kan du heller velge om dette skal brukes eller ikke på et senere tidspunkt.
Les også: Har bedriften din gode nok arbeidskontrakter?
Sjekklisten for arbeidskontraktens innhold
Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder:
- Partenes identitet
- Arbeidsplassen
- En beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori
- Tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse
- Forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, samt grunnlaget for ansettelsen
- Eventuelle prøvetidsbestemmelser
- Rett til ferie og feriepenger, og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet og eventuell rett til annet fravær betalt av arbeidsgiver
- Arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister og fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet
- Lønn, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen
- Lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid
- Lengde av pauser
- Avtale om særlig arbeidstidsordning, hvis aktuelt
- Ordninger for vaktendringer, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid
- Innleiers identitet dersom arbeidstaker leies ut fra bemanningsforetak
- Rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr
- Ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse
- Opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet
Noe informasjon kan gis ved å henvise til lover eller tariffavtaler som regulerer de forholdene.
Hvor mye frihet har du til å ensidig endre vilkår i en arbeidskontrakt?
Av og til ønsker du kanskje å gjøre endringer i arbeidskontrakten, og det er ikke alltid arbeidstaker er enig i disse endringene. Du har styringsrett som gir rett til å lede, fordele og organisere arbeidet, men styringsretten begrenses av lover, arbeidskontrakten eller andre avtaler, sedvane og rettspraksis.
En av disse begrensningene er at du ikke ensidig kan endre avtalebestemmelser som særpreger, definerer eller fremstår som vesentlige for arbeidsforholdet. Dette betyr at man må gjøre en konkret vurdering for hvert tilfelle, om endringen ligger innenfor eller utenfor styringsretten.
Typiske endringer som ofte kan gjennomføres innenfor rammen av styringsretten, inkluderer justeringer i rutiner og organisering, samt mindre endringer i arbeidsoppgaver. Det er også viktig å være bevisst på formuleringene i kontrakten for å unngå å begrense styringsretten unødvendig.
Hvis endringen faller utenfor din styringsrett, må du enten bli enig om endringen med din ansatt, eller bruke en såkalt endringsoppsigelse dersom det er grunnlag for dette.
Endringer i arbeidsforholdet som berører forhold som arbeidskontrakten må inneholde, skal tas inn i kontrakten tidligst mulig og senest samme dag som endringen trer i kraft.
Hva bør reguleres i personalhåndboken?
Gjennomføringen av EU-direktiv 2019/1152 i Norge, kombinert med senere rettspraksis i Europa, tyder på at vilkår i arbeidskontrakter i økende grad vil bli tolket som faste og bindende, og dermed ikke kan endres ensidig av arbeidsgiver.
For å sikre fleksibilitet og unngå komplikasjoner med arbeidstaker anbefales det at du supplerer arbeidskontrakter med en personalhåndbok, hvor du kan gjøre ensidige endringer og avvikle interne ordninger. Derfor er det viktig å være bevisst på hvilke bestemmelser som skal inkluderes i arbeidskontraktene, og hva som heller kan reguleres i personalhåndboken. Det anbefales å begrense arbeidskontraktens innhold til lovpålagte krav, mens øvrige arbeidsvilkår reguleres i personalhåndboken.
Unngå disse vanlige feilene i arbeidskontrakten
Fraskrivelse av styringsrett: Sørg for å ha fleksibilitet
En av de vanligste feilene i arbeidskontrakter er mangel på fleksibilitet for å endre vilkårene. I enkelte tilfeller begrenses muligheten for endringer av lovgivning eller avtalens ordlyd, som ofte tolkes til fordel for arbeidstakeren. For å sikre nødvendig fleksibilitet kan du, der det er mulig, bruke formuleringer som «den til enhver tid gjeldende» eller «den for tiden gjeldende» ordning i avtalen.
Vær bevisst på bruken av «ledende» og «særlig uavhengig» stilling
I en ledende eller særlig uavhengig stilling er man unntatt reglene om arbeidstid, inkludert rettigheter som overtidsbetaling, arbeidstid og hviletid. Lovligheten av disse stillingene vurderes strengt med grunnlag i en helhetsvurdering av stillingens art, lønn, ansvar, og selvstendighet.
Manglende avtale om prøvetid
Før en arbeidstaker har begynt å arbeide for deg, kan du ikke være helt sikker på at alt vil fungere og at du har funnet rett person for jobben. Grunnen til at en prøvetidsbestemmelse er såpass viktig er at det er enklere å si opp en arbeidstaker i prøvetiden enn etter endt prøvetid.
Overdreven bruk av standardavtaler
Standardiserte avtaler som ikke er tilpasset stillingen eller bransjen kan føre til at viktige forhold fra ditt ståsted ikke dekkes. Sørg for at avtalen er skreddersydd til den konkrete situasjonen.
Trenger du hjelp med utforming av arbeidskontrakter?
Erfaringsmessig er det mange virksomheter som bruker gamle standardkontrakter de har liggende uten å vurdere om kontraktene bør endres. Standardmalene som finnes tilgjengelige på nett er ofte kortfattet og tar sjelden høyde for dine behov.
Magnus Legal har bred erfaring innen arbeidsrett og har bistått en rekke norske og internasjonale selskaper med arbeidsrettslige spørsmål. Hvis du trenger hjelp med arbeidskontrakter, tilbyr vi maler for ulike typer arbeidskontrakter samt skreddersøm etter dine spesifikke behov og krav til stillingen. Ta kontakt for en uforpliktende prat.
ØNSKER DU EN GJENNOMGANG AV ARBEIDSKONTRAKTENE DINE?
Usikker på om arbeidskontraktene dine er i henhold til Norsk lov. Vi tar gjerne en gjennomgang.
