Orden i selskapsdokumentene er viktig, og i enkelte tilfeller også lovpålagt. Her følger en oversikt over de viktigste selskapsdokumentene, og hvorfor nettopp disse er viktig å ha på plass i et aksjeselskap.
Hva sier loven?
I aksjeloven oppstilles det som hovedregel tre obligatoriske selskapsdokumenter:
- Vedtekter
- Stiftelsesdokumenter
- Aksjeeierbok
Har du derimot et selskap med mer enn én aksjonær, vil en rekke andre dokumenter fort vise seg å være både nødvendig og svært praktisk. Vi ser at aksjeselskap som bare lener seg på aksjeloven, ofte støter på utfordringer og uenigheter omkring forhold som kunne vært unngått dersom aksjonærene hadde aksjonæravtaler, eller styret hadde instrukser.
Behov avhenger av selskap og struktur
Selskaper har forskjellige behov basert på selskapets struktur, omfang og formål. Det er altså ikke gitt at alle selskaper har behov for like omfattende reguleringer. Under vil vi kort redegjøre for enkelte både lovfestede og frivillige selskapsdokumenter som er nyttig å kjenne til for deg som er næringsdrivende eller som skal starte et selskap.
Les også: Nyoppstartet bedrift – hva nå?
Vedtekter
I aksjeloven vil du se at vedtektene er lovpålagt som et obligatorisk sett med regler som skal inngå i stiftelsesgrunnlaget til alle aksjeselskap. Vedtektene må foreligge på stiftelsestidspunktet, og inneholde grunnleggende bestemmelser om selskapets innhold.
Aksjeloven gir instrukser til vedtektenes minstekrav når det kommer til innhold, og vedtektene kan påberopes overfor tredjemenn. Nøkkelopplysninger som må inntas i selskapets vedtekter:
- selskapets foretaksnavn
- selskapets virksomhet og formål
- kapitalforhold (aksjekapitalens størrelse og aksjenes pålydende)
Hvorvidt man skal innta ytterligere informasjon eller reguleringer i vedtektene ut over det som følger av lovens minstekrav, er opp til selskapet selv. Erfaringsmessig ser vi at en rekke forhold ved selskapet og dets aksjonærer heller er regulert i aksjonæravtaler, mens vedtektene holdes til et minimum. Dette skyldes flere grunner, blant annet offentliggjøringen av selskapets vedtekter, samt endringsadgangen som er ulik for de to ulike dokumentene.
Stiftelsesdokumenter
Dersom en skal opprette en juridisk enhet, som en stiftelse, et selskap eller en forening, må det utferdiges et stiftelsesdokument som signeres av alle stifterne. Et slikt dokument kan opprettes i skriftlig form, eller digitalt gjennom Foretaksregisterets elektroniske løsning.
Stiftelsesdokumentet må etter aksjeloven inneholde flere sentrale opplysninger om selskapet og dets formål. Dette innebærer at stifterne gjøres bevisst på en rekke forhold ved selskapet. Følgende må inntas:
- Selskapets vedtekter
- Stifternes navn eller foretaksnavn, adresse og fødselsnummer eller organisasjonsnummer
- Antall aksjer hver av stifterne skal tegne
- Aksjeinnskuddet
- Tidspunkt for oppgjør av aksjeinnskudd
- Opplysning om selskapets styre
- Opplysning om selskapet skal dekke utgifter ved stiftelsen eller ikke
- Dersom årsregnskap skal revideres må selskapets revisor føres opp.
Stiftelsesdokumentet skal oppbevares på betryggende måte i hele selskapets levetid.
Aksjeeierbok
Aksjeeierbok gir en oversikt over hvem som eier aksjer i et selskap. Denne må løpende oppdateres ved endringer. Aksjeeierbok er lovpålagt i aksjelovens §4-5, og en erverver av en aksje får ikke rettigheter som en aksjeeier før ervervet er innført i aksjeeierboken. Det er derfor en grunnleggende og svært viktig formalitet som må være på plass ved opprettelse av et selskap, og oppdateres ved endringer i aksjonærforholdet, for å ivareta rettighetene til de som faktisk er aksjonærer i selskapet. Her er det ikke rom for slurv!
Aksjeeierboken skal føres på en sikker måte, normalt elektronisk-, og den er offentlig, slik at enhver har rett til å se den. Dersom selskapet har ulike aksjeklasser, skal dette angis, sammen med antall aksjer, og nummer på aksjene til den enkelte aksjeeier.
Det er selskapets styre som plikter å uten opphold innføre i aksjeeierboken nye eiere eller andre endringer i selskapet.
Les også: Husk å levere aksjonærregisteroppgaven innen 31. januar
Aksjonæravtaler
Aksjonæravtaler er ikke lovpålagt på samme måte som vedtektene og binder ikke selskapet på en slik måte som vedtektene gjør. Aksjonæravtaler kan inngås med bakgrunn i den alminnelige avtalefrihet, og vil binde de aktuelle partene: Normalt aksjeeierne i et selskap, men også tredjemenn kan inngå slik avtale med aksjonærer i et selskap. Aksjonæravtalene vil typisk supplere, men i noen tilfeller også fravike, aksjelovens reguleringer. Aksjeloven er ment å favne vidt om samtlige aksjeselskap, og dens normalordninger vil i mange tilfeller ikke omfatte de forhold, eller de reguleringer som kan være ønskelig og nyttig i ditt konkrete selskap.
Aksjonæravtaler er svært praktisk. Disse avtalene kan regulere samtlige forhold mellom aksjonærene og dermed gi forutberegnelighet, noe som kan hindre potensielle konflikter og uenigheter. For eksempel vil det være i alle aksjonærers interesse å ha klart for seg hvordan pris på aksjene skal fastsettes ved ulike uttredener fra selskapet, - og hvilken adgang det er til å selge egne aksjer. Også aksjelovens bestemmelser om forkjøpsrett kan være hensiktsmessig å definere nærmere i en aksjonæravtale, for å hindre mulige konflikter. Kanskje er det ikke ønskelig at aksjer fritt kan overdras til en aksjonærs nærstående, uten at forkjøpsretten til øvrige aksjonærer gjør seg gjeldende?
Ved manglende regulering av et spørsmål i aksjonæravtalene eller vedtektene, vil man falle tilbake på aksjelovens gjeldende regler. Man er da ikke garantert en løsning som passer for deg og ditt selskap.
Les også: Når trenger du aksjonæravtale?
Styreinstruks
Et siste sentralt og viktig selskapsdokument er styreinstruksen. I aksjeselskaper hvor de ansatte har representasjon i styret, er det lovpålagt med en styreinstruks, jf. asl. § 6-23. Imidlertid kan det være svært praktisk og nyttig med en slik instruks også i tilfeller hvor det ikke er pålagt.
I aksjeloven følger det at styreinstruksen skal inneholde følgende:
- Nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling
- Regler om hvilke saker som skal styrebehandles
- Daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret
- Regler for innkalling og møtebehandling
Det er ingenting i veien for å innbefatte ytterligere forhold ved styret i slik instruks, slik som regulering av habilitet, taushetsplikt, protokollføring mv.
En god styreinstruks vil bidra til en bedre struktur på styrearbeidet og dermed også bidra til et mer effektivt styrearbeid. Styreinstruks er derfor å anbefale for selskaper av et visst omfang og med et aktivt styre, for å sikre struktur og rollefordeling.
Protokoller
Protokoller skal dokumentere selskapets beslutninger, enten under styremøter eller generalforsamlinger.
Styreprotokoller
Selskapets styre er pålagt å føre protokoll over styrebehandlingen. En protokoll vil ha en viktig rolle som bevismessig grunnlag for et styrevedtak, og føres vanligvis av styreleder. En styreprotokoll skal etter aksjeloven minst inneholde tid, sted, deltakere og behandlingsmåte, herunder at styremøtet oppfyller de krav etter loven til å kunne fatte vedtak, samt styrets beslutninger.
I tilfeller der styret ikke er samstemt, skal det oppføres hvilke styremedlemmer som har stemt for, og hvem som har stemt imot. Et styremedlem kan også kreve at vedkommende synspunkt blir oppført i protokollen. Protokollen skal også signeres av styrets medlemmer.
Les også: Styrets ansvar – personlig og ubegrenset
Styreprotokoller gir altså et godt innblikk i styrets beslutninger og struktur. Både ved bokettersyn og ved en selskapsgjennomgang, såkalt due diligence, vil det normalt kreves eller etterspørres innsyn i selskapets styreprotokoll. Dersom slik protokoll ikke eksisterer, eller er svært mangelfull, vil det kunne dempe investorattraksjonen til selskapet, ved et eventuelt oppkjøp. Gode og oversiktlige styreprotokoller er altså både hensiktsmessig her og nå, men også for et senere oppkjøp.
Generalforsamlingsprotokoller
Også for generalforsamlingen, selskapets øverste myndighet, er det pålagt å føre protokoll, på papir eller elektronisk. For generalforsamlingen skal det føres en vedtaksprotokoll der beslutningene kommer frem. Følgende må inntas:
- Selskapets navn
- Tid og sted for møtet
- Hvem som er valgt som møteleder og underskrivere
- Antall aksjer som er representert på møtet
- Møtets godkjenning av innkallingen
- Hvilke beslutninger som er gjort på møtet
- Antallet avgitte stemmer og hvor mange aksjer og andelen av aksjekapitalen hver stemme representerer
I ettertid skal protokollene oppbevares og være tilgjengelig for aksjeeierne gjennom hele levetiden for selskapet.
Les mer om våre tjenester innen selskapsrett.