Hvilken betydning har Åpenhetsloven for eiendom- og byggenæringen?

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Loven gjelder rundt 9 000 norske virksomheter. Av disse virksomhetene er over 20 % relatert til eiendom, bygg og anlegg. Hva innebærer den nye Åpenhetsloven egentlig, hvilke konsekvenser kan den få for din virksomhet – direkte eller indirekte-, og hvilke konsekvenser vil den få for eiendomsbransjen?

Det handler om risikovurderinger og et ansvarlig næringsliv. Virksomheter skal være åpne og transparente, og tørre å bli sett i kortene.

Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for og etterlevelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang til informasjon om bedriftens forhold rundt temaene.

Vil din virksomhet omfattes av loven?

Loven gjelder for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder i tillegg større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som skatter til Norge etter norsk, intern lovgivning.

Er din virksomhet omfattet av regnskapsloven § 1-5 eller oppfyller minst to av vilkårene nedenfor, vil virksomheten omfattes av loven.

Salgsinntekt: 70 millioner norske kroner på balansedagen
Balansesum: 35 millioner norske kroner på balansedagen
Gjennomsnittlig ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

Meget viktig i denne sammenheng er at Åpenhetsloven og de pålagte aktsomhetsvurderinger vil kunne påvirke mindre virksomheter, ja stort sett de aller fleste virksomheter i Norge, indirekte. Dette fordi loven stiller krav om at virksomhetene som omfattes av loven direkte har kontroll på sine leverandørkjeder, forretningspartner og samarbeidspartner.

Det er derfor viktig at små- og mellomstore bedrifter har kjennskap til Åpenhetsloven og hvilke krav den stiller. I anbudsprosesser og kontraktsforhandlinger, vil det være et stort konkurransefortrinn om din virksomhet har gjennomført aktsomhetsvurderinger som om man skulle vært omfattet av Åpenhetsloven direkte.

Videre bør virksomheter som ikke omfattes direkte av loven vurdere om man ønsker å rapportere frivillig og gjøre informasjonen fra vurderingene offentlig tilgjengelig for andre virksomheter. Dersom man velger å ikke rapportere, er det uansett vår klare anbefaling at man har gjort de samme aktsomhetsvurderinger og har informasjonen klar, slik at man er rustet og klar i forbindelse med kontraktforhandlinger og anbudsprosesser.

Aktsomhetsvurderinger er omfattende, og det er sannsynlig at oppdrag kan gå tapt dersom man ikke har forberedt seg og vurdert åpenhetslovens betydning også for mindre bedrifter som kan rammes indirekte.

Hva er nytt?

Åpenhetsloven pålegger virksomheter i korte trekk følgende:

Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger
Plikt til å redegjøre for vurderingene
Informasjonsplikt

Virksomhetene pålegges å vurdere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og gi tilstrekkelig informasjon om hvordan virksomheten ivaretar disse rettighetene.

Menneskerettigheter

For bygg- og anlegg er det viktig med risikovurderinger knyttet til rettferdige lønninger, lik lønn for arbeid av lik verdi, trygge og sunne arbeidsforhold, hvilebestemmelser, fritid, rimelig begrensning av arbeidstiden, rett til fri og ferie og godtgjørelse for offentlige fridager. Dette er ingen uttømmende opplisting av menneskerettighetene, men er ment å gi en pekepinn på noen av de viktigste forholdene, samt kriterier å se etter i virksomhetens verdikjede.

Anstendige arbeidsforhold

Anstendige arbeidsforhold handler om at man legger opp arbeidet slik at man ivaretar grunnleggende menneskerettigheter, samt HMS på arbeidsplassen. HMS er særlig relevant for bygg- og anleggsbransjen, og bør være et viktig fokus ved gjennomføring av aktsomhetsvurderingene. Videre er det i bygg- og anleggsbransjen særlig viktig å se på lønn for lærlinger, lærlingordninger, innleid arbeidskraft, arbeidsinnvandring, generell sosial dumping og midlertidige ansettelser. Fokuset bør også vies oppmerksomhet i vurderinger mot leverandør- og verdikjeden til virksomheten.

Vårt inntrykk er at bransjen i stor grad er innrettet for å rapportere over forhold som nevnt, da Byggherreforskriften, SHA og arbeidsmiljøloven allerede har satt dette på agendaen.

Les også: Er det krav om minstelønn i byggebransjen?

Aktsomhetsvurdering

Aktsomhetsvurderinger innebærer å undersøke og vurdere risikoen for, samt foreta tiltak for å redusere risiko for brudd og negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold. Igjen; vurderingen gjelder hele næringskjeden, og alle samarbeids- og forretningspartnere, samt hvert enkelt ledd i denne verdikjeden. Dette innebærer at virksomheten plikter å ha kontroll på alt fra hvordan de følger opp HMS, til hvor materialer på byggeplassen kommer fra.

Les også: HMS-kort

Vurderingene vil være ulike i innhold og omfang, avhengig av virksomhetens størrelse og art. Selv innenfor samme bransje vil vi se et ulikt risikobilde og behov for ulik tilrettelegging og ulike tiltak. Vurderingene skal utføres regelmessig og ikke som en engangsforeteelse før den årlige rapporteringen. Til enhver tid skal det foreligge oppdatert informasjon, slik at virksomheten er rustet til å svare på forespørsler om innsyn.

Eiendom, bygg og anlegg blir gjerne definert som en typisk høyrisiko-bransje. Dette vil trolig medføre strengere krav til vår bransje når det gjelder gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.

Plikten til å foreta aktsomhetsvurderinger skal utføres i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. OECD har utarbeidet sektorveiledninger, men dessverre ikke for bygg- og anlegg konkret. Likevel vil veiledningen kunne gi eksempler på gjennomføring av vurderinger. Det er trolig et spørsmål om tid før Norsk Standard vil inkorporere klausuler og avtalebestemmelser som vil ivareta kravene i Åpenhetsloven i større grad, samt lette virksomhetenes dokumentasjonskrav.

Loven gir at aktsomhetsvurderingene skal gjennomføres gjennom seks trinn, jf. Åpenhetsloven § 4:

Forankre ansvarlighet internt i virksomhetens retningslinjer og styringssystemer
Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold om virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser / påvirkninger / skade
Følge med på (overvåke) gjennomføring og resultater av tiltak som blir iverksatt
Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser / påvirkninger / skader er håndtert
Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Rapporteringsplikt

Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse (en rapport) av foretatte aktsomhetsvurderinger.

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger og risikobilde. Rapporten skal gjøre lett tilgjengelig på virksomhetens nettside innen fastsatt frist hvert år.

Første rapporteringsfrist blir 30. juni 2023. Informasjonsplikten gjelder imidlertid fra ikrafttredelse. Dette innebærer at virksomheten må være forberedt på å svare på innsynskrav og spørsmål om hvordan virksomheten håndterer faktisk og potensiell påvirkning, allerede nå.

Informasjonsplikt

Virksomheter som omfattes av loven plikter å gi informasjon til tredjeparter, for eksempel media, investorer og samarbeidspartnere. Allmenheten har også krav til innsyn i virksomheten, og man skal i utgangspunktet gi informasjon basert på de jevnlige aktsomhetsvurderingene loven plikter at man legger opp til. Alle krav om innsyn skal i utgangspunktet besvares skriftlig på en dekkende og forståelig måte innen tre uker.

Det finnes noen unntak fra informasjonsplikten. Virksomheten kan i utgangspunktet nekte å gi informasjon på åpenbart urimelig forespørsler og dersom det kan være drifts- og forretningshemmeligheter som kan bli avslørt. Vær i denne sammenheng oppmerksom på personvernlovgivningen og at virksomheten ikke utleverer informasjon i strid med GDPR. Dersom det er en omfattende innsynsforespørsel, er det legitimt å be om en fristforlengelse for å kunne svare opp på en ordentlig måte.

Det er viktig at man vurderer unntakene nøye og ber om juridisk bistand ved tvil, slik at man ikke potensielt ender opp i et mislighold av informasjonsplikten.

Les også: EUs nye klimalov

Hva må du gjøre nå?

Loven trådte som sagt i kraft den 1. juli 2022. Mange har mye klart, særlig gjennom frivillig rapportering, samfunnsengasjement og sertifiseringer, mens andre har mye arbeid foran seg.

I og med loven er relativt ny og forskrift ikke er klar, blir det noe nybrottsarbeid. Helt klare retningslinjer for arbeidet foreligger ikke p.t. OECDs veileder vil danne et godt utgangspunkt for vurderingene. Vi ønsker å komme med følgende anbefalinger:

Lag en plan. Hvordan skal arbeidet med vurderingene gjennomføres og implementeres?
Start arbeidet med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger allerede nå. Virksomheter må vurdere og få oversikt over faktisk og potensiell risiko. Det er viktig å forankre og dokumentere risikovurderingene. Vurder hvilken risiko det er for brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, hvor alvorlige er evt. avdekkede brudd, hvor sannsynlig er evt. brudd og hvilken påvirkningsmulighet har virksomheten. Sett opp en prioritert for arbeidet med de funn som evt. gjøres. Vurder hvilke tiltak som er mulige.
Kartlegg leverandørkjeder, underentreprenører, samarbeidspartnere og forretningspartnere. Gå igjennom kontrakter. Still tydelige krav til leverandører, samarbeidspartnere, underentreprenører og forretningspartnere. Avtalefest forpliktelsene og kravene virksomheten stiller til sine næringskjeder.
Gjennomgå, evt. utarbeid, interne retningslinjer
Vurder virksomhetens kompetanse for å håndtere pålagte vurderinger og tiltak. Har dere riktig intern kompetanse og ressurser? Er opplæring av ansatte nødvendig? Er kurs påkrevd? Må man foreta nye ansettelser? Bør man outsource, altså innhente ekstern bistand?
Lag rutiner for innsynsforespørsler og tilstrekkelige maler for å kunne svare opp krav om innsyn
Kartlegg pågående anbuds-, kontrakts- og forhandlingsprosesser og møt kravene som blir stilt, evt. still nødvendige krav

Det kan ikke forventes at virksomheten har kontroll på alle forhold og har avdekket alle uregelmessigheter fra lovens ikrafttredelse, men det er en klar forventning om at man han begynt og kan vise til igangsatt arbeid og vurderinger, særlig rundt hovednæringen.

Konsekvenser ved overtredelse

Det er Forbrukertilsynet som har fått ansvaret med å føre tilsyn med bedriftenes etterlevelse av loven. De vil som kontrollmyndighet også ha en veiledende funksjon. Overtredelse av de forpliktelser loven oppstiller vil kunne få følgende konsekvenser:

Overtredelsesgebyr / bøter / foretaksstraff
Kommersielle konsekvenser som tap av omdømme, tap av oppdrag og kontrakter mv.
Andre aktører ønsker ikke eller kan ikke samarbeide/handle med din virksomhet
Tilførsel av kapital gjennom finansiering (bank, investorer mv.)

Avslutningsvis gjør vi oppmerksom på at Åpenhetsloven henger sammen med taksonomi og bærekraftsrapportering, og at arbeidene vil kunne samordnes til en viss grad. Du kan også laste ned vår gratis guide til miljøsertifiseringer i Norge.