Ved innovative anskaffelser skal offentlig sektor være en pådriver for å intensivere samarbeid mellom offentlige oppdragsgivere, leverandører og forskingsmiljøer. Ved innovative anskaffelser er offentlig sektor en pådriver for å intensivere samarbeid mellom offentlige oppdragsgivere, leverandører og forskingsmiljøer.
At offentlige myndigheter skal fremme innovasjon og nyskaping gjennom anskaffelser fra privatmarkedet har vært et av formålene med revisjonen av anskaffelsesdirektivet. Intensjonen er å skape helt nye og fremtidsrettede løsninger for offentlig sektor.
Når er innovative anskaffelser aktuelt?
For en offentlig oppdragsgiver vil det være aktuelt å ta initiativ til en innovasjonsprosess der man har behov for helt nye løsninger for å dekke fremtidige utfordringer. Men innovative løsninger er selvsagt også aktuelle der man ønsker å håndtere kjente utfordringer på mer rasjonelle og effektive måter.
Store besparelser og bedre kvalitet
Et eksempel på den sistnevnte situasjonen har vi fra Bergen Vann KF, som ved å benytte metoden innovative anskaffelser kom i kontakt med leverandører som var interessert i å utvikle ubemannet rengjøring av tunellbasseng. Analyser viser at Bergen Vann har gjort store økonomiske besparelser ved å gå fra manuell til automatisk rengjøring. Utviklingen har også medført en kvalitativ bedre tjeneste, ved at man nå kan rengjøre områder som det tidligere ikke var mulig å rengjøre.
Hvordan går du frem med innovative anskaffelser?
Det er mange måter oppdragsgiver kan gå frem på for å fremme innovasjon ved anskaffelser av varer og tjenester.
Et første – men svært viktig – steg er å kartlegge hvilke behov anskaffelsen er tenkt å dekke. Brukerinvolvering vil ofte være et egnet middel for å kartlegge hvilke behov og utfordringer organisasjonen har og hvilke utfordringer som kan tenkes løst ved hjelp av nyutviklede produkter og tjenester.
Et annet viktig steg er oppdragsgivers dialog med markedet. Det er helt avgjørendene at oppdragsgiver i en oppstartsfase har tett dialog med potensielle leverandører og FOU-miljø. På denne måten får man kunnskap om hvilke mulige løsninger som allerede finnes, og hvilket potensiale for nyvinning og utvikling som foreligger for de aktuelle tilfellene.
Når oppdragsgiver har kartlagt sitt behov og hatt nødvendig dialog med markedet, går prosessen over i anskaffelsesfasen. Denne er til dels strengt regulert i lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Det er flere metoder oppdragsgiver kan anvende for å gjennomføre slike utviklingsprosesser, for eksempel konkurransepreget dialog, plan- og designkonkurranser og konkurranser med forhandling. I den nye anskaffelsesforskriften har vi nå også fått en ny prosedyre som kalles innovasjonspartnerskap.
Les også: Nye miljøkrav i offentlige anskaffelser
Innovasjonspartnerskap
Innovasjonspartnerskap er en anskaffelsesprosedyre som legger opp til at oppdragsgiver i samme anskaffelsesprosess utvikler et nytt produkt i samarbeid med en eller flere leverandører, og deretter kjøper det ferdig utviklede produktet.
Anskaffelsesforskriften inneholder bestemmelser som regulerer både gjennomføring av anskaffelsesprosessen, samt regler om hvordan partnerskapet – altså selve utføringen av oppdraget – skal gjennomføres.
Denne prosedyren kan bare benyttes der det ikke foreligger en eksisterende løsning eller et produkt som dekker oppdragsgiver behov. Anskaffelsen må altså dreie seg om reell innovasjon.
Kvalifikasjonskrav
Oppdragsgiver må stille kvalifikasjonskrav til de leverandører som ønsker å delta i konkurransen. For innovasjonspartnerskap er det er viktig å merke seg at oppdragsgiver skal stille krav til leverandørens kvalifikasjoner innen forskning og utvikling, inkludert utvikling og gjennomføring av innovative løsninger.
Oppdragsgiveren er imidlertid ikke forpliktet til å stille krav til at leverandørene har tidligere erfaring innen FOU-oppdrag. Oppdragsgiver bør også huske på at ved å stille for strenge kvalifikasjonskrav vil man ofte utelukke små og mellomstore fra den videre konkurransen.
Konkurransegrunnlaget
I konkurransedokumentene må oppdragsgiver beskrive hvilke behov og formål nyvinningen skal dekke. Dette danner grunnlag for det videre arbeidet med utvelgelse av tilbud og deretter det videre partnerskapet. Innovasjonsfasen er strukturert i flere delmål. Hva som skal til for at oppdragsgiver oppfyller delmålene, og på hvilke vilkår oppdragsgiver kan avslutte partnerskapet, må klargjøres allerede i konkurransedokumentene.
Konkurransegrunnlaget må også inneholde informasjon om hvilke regler som gjelder for det produktet som ferdigstilles etter innovasjonsfasen. Dette er viktig for at leverandørene skal vite om de kan benytte det aktuelle produktet i andre sammenhenger.
Valg av tilbud
Gjennomføringen av konkurransen om å inngå et innovasjonspartnerskap skal i hovedsak skje etter de samme reglene som konkurranse med forhandling. Viktige hensyn her er at alle leverandører skal likebehandles i forhandlingene, og forhandlingene skal foregå på ikke-diskriminerende vilkår.
Ved konkurranse om innovasjonspartnerskap kan oppdragsgiveren bare velge tilbud på grunnlag av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. Her må man altså merke seg at kontrakt aldri kan tildeles på bakgrunn av kun lavest pris eller lavest kostnad.
Partnerskapsfasen
Når konkurransefasen er gjennomført, og tilbud er valgt, gjenstår gjennomføring av selve partnerskapet – dette foregår i 2 hovedfaser: innovasjonsfasen og innkjøpsfasen. Gjennomføringen av partnerskapet må reguleres i en egen partnerskapskontrakt som inngås mellom oppdragsgiver og den eller de valgte leverandører.
Innovasjonsfasen
Det sentrale på dette stadiet, er de valgte leverandørers arbeid med å oppnå de forhåndsdefinerte delmål, slik de er beskrevet i konkurransedokumentene. Oppdragsgiver kan avslutte prosessen med både en eller flere deltakere i konkurransen dersom delmålene ikke oppfylles. Det er viktig å merke seg at vilkårene for når et slikt samarbeid skal avsluttes, klart og tydelig må fremkomme i konkurransedokumentene. For å sikre fleksibilitet bør oppdragsgiver i partnerskapskontrakten sørge for at denne gir mulighet til å foreta endringer og justeringer av de forhåndsdefinerte delmål.
Den kommersielle innkjøpsfasen
Når innovasjonsfasen er over, er neste steg den kommersielle innkjøpsfasen, hvor oppdragsgiver skal kjøpe det ferdig utviklede produktet. Oppdragsgiveren kan bare anskaffe den utviklede ytelsen når den oppfyller de avtalte ytelsesmålene. Det ferdig utviklede produktet må heller ikke overstige de forhåndsdefinerte maksimumskostnadene. Øvrige kjøpsvilkår må reguleres i partnerskapskontrakten, og hvordan innkjøpene skal foretas, bør avklares i forhandlingsfasen.
Magnus Legal samarbeider med Inventura på offentlige anskaffelser
For at du som kunde skal få tilgang til den beste ekspertisen innen offentlige anskaffelser har Magnus Legal inngått et samarbeid med Inventura.
Inventura – eksperter på innkjøpsdrevne verdikjeder
Inventura er et norskeid konsulentfirma som spesialiserer seg på innkjøp og offentlige anskaffelser, samt effektivisering og utvikling av innkjøpsdrevne verdikjeder. Inventura har ca 100 jurister, økonomer, ingeniører og andre fagfolk, som brenner for gode innkjøp, og kan lose kundene trygt gjennom utfordrende farvann knyttet til både offentlige anskaffelser og anbud eller innkjøp i privat sektor. Inventura har erfaring fra de fleste bransjer, og bistår både innkjøpere og tilbydere. De har kontorer i Oslo, Bergen og Trondheim, og kunder over hele Norge.
Les mer på nettsiden: www.inventura.no