Konkurransegrunnlaget beskriver hva du som offentlig oppdragsgiver etterspør og på hvilke vilkår. I denne bloggen samler vi en del gode råd du, som offentlig innkjøper, kan ta med deg i utformingen av konkurransegrunnlaget.
Hva utgjør et konkurransegrunnlag?
I anskaffelsesforskriften fremgår det i § 4-2 bokstav a) en definisjon på et «konkurransegrunnlag». Dette er "alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger".
Med andre ord utgjør konkurransegrunnlaget alle dokumentene i konkurransen unntatt kunngjøringen og ESPD-skjemaet.
I denne bloggen samler vi en del gode råd å ta med seg i utformingen av konkurransegrunnlaget.
Alle relevante opplysninger
Poenget med konkurransegrunnlaget er å sette leverandørene i stand til å vurdere hva oppdragsgiveren etterspør og på hvilke vilkår. Konkurransegrunnlaget skal utformes på tilstrekkelig klart vis, og det skal ivareta grunnprinsippene bak anskaffelsesregelverket, herunder å sikre en reell konkurranse, likebehandling av leverandører og forutsigbarhet i prosessen.
For å ivareta disse grunnprinsippene er det derfor viktig at du som oppdragsgiver sørger for at alle relevante opplysninger medtas i konkurransedokumentene. Hvilke opplysninger som skal tas med, fremgår av forskriften § 8-4 for del II anskaffelser og i § 14-1 for del III anskaffelser, og er for eksempel (denne listen er ikke uttømmende):
- en beskrivelse av den ytelsen det ønskes tilbud på
- hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde for leveransen
- hvordan dere vil gjennomføre konkurransen
- beskrivelse av kvalifikasjonskrav
- tildelingskriterier og kravene til tilbudet
Få de rette tilbudene
I tillegg må du passe på at konkurransegrunnlaget faktisk skrives på et slikt vis at du får inn tilbud som dekker det behovet organisasjonen har. Her er det en forutsetning at dette behovet er kartlagt på et tilstrekkelig vis, og gjerne ved at dialog med markedet er gjennomført.
Kort sagt, er ikke oppdragsgivers behov beskrevet godt nok, vil du heller ikke motta tilbud som dekker behovet.
Les også: Hva er innovative anskaffelser
Klarhet
Pass også på språket. Som angitt over skal konkurransegrunnlaget utformes med tilstrekkelig klarhet. Er språket klart og nøyaktig? Tvetydigheter og uklart språk kan føre til at det oppstår usikkerhet rundt hvordan konkurransegrunnlaget skal tolkes, noe som igjen kan være brudd på hensynet til forutberegnelighet og er en kilde til konflikt. Oppdragsgiver har også risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget. Her er det mange oppdragsgivere som kan bli bedre.
Bruk heller et enkelt, men presist språk fremfor innviklede vendinger og begreper.
Krav må stå i forhold til det som anskaffes
Du må også være oppmerksom på at hvis det stilles krav, bør disse stå i forhold til det som skal anskaffes. Dette er et utslag av hensynet til proporsjonalitet, som er et viktig anskaffelsesrettslig prinsipp. Du bør ikke stille strengere krav enn det som er nødvendig for den ytelsen du skal anskaffe. Dette kravet til proporsjonalitet gjelder også for tildelingskriteriene.
Kvalitetssikring
Tid er utrolig viktig. Bruk nok tid til å formulere et godt konkurransegrunnlag. Ta deg tid til å få gjennomført en sidemannskontroll eller en kvalitetssikring. I svært mange saker er det en intern deadline å forholde seg til, enten fra politisk hold eller fordi en annen kontrakt utløper.
Husk i denne sammenheng at et dårlig skrevet konkurransegrunnlag i verste fall kan ha som resultat at det ikke kommer inn egnede tilbud. Da er alternativet stort sett å måtte starte på nytt, noe som tar mye lengre tid enn et par dager ekstra til god gjennomarbeiding. Det er sjeldent at noen dager fra eller til i fasen hvor man skriver konkurransegrunnlaget er avgjørende for en slik intern frist.
Frist for innlevering
De som skal inngi tilbud må få tilstrekkelig tid til å gjøre dette. Her har forskriften noen minimumsfrister som må overholdes, men i tillegg bør dere som offentlige oppdragsgivere se hen til om fristen er lagt midt i fellesferien eller i juleferien, eller om frist for inngivelse for eksempel er 18. mai klokken 08. Frister som ikke respekterer at også leverandørene har et behov for ferie eller fri, kan i verste fall føre til at dere får inn færre tilbud enn det dere ellers ville gjort.
Les også: Vet du hvordan du beregner anskaffelsens verdi?
Tidsestimat
Dette med tid har også en side til tidsestimatene for gjennomføring av konkurransen. Her ser vi ofte at det tidsestimatet som er angitt i konkurransegrunnlaget sprekker. Gi dere selv nok tid til å forhandle, til å evaluere, til å tildele, slik at dette ikke henger over konkurransen som et stresselement.
I denne sammenhengen er det viktig å sette en tilstrekkelig lang vedståelsesfrist. Her er det også en balansegang. Vedståelsesfristen må heller ikke være så lang at dette gjør at leverandører ikke tør å levere inn tilbud. Hvor lang den kan være, vil variere fra bransje til bransje.
Magnus Legal samarbeider med Inventura på offentlige anskaffelser
For at du som kunde skal få tilgang til den beste ekspertisen innen offentlige anskaffelser har Magnus Legal inngått et samarbeid med Inventura.
Inventura – eksperter på innkjøpsdrevne verdikjeder
Inventura er et norskeid konsulentfirma som spesialiserer seg på innkjøp og offentlige anskaffelser, samt effektivisering og utvikling av innkjøpsdrevne verdikjeder. Inventura har ca 80 jurister, økonomer, ingeniører og andre fagfolk, som brenner for gode innkjøp, og kan lose kundene trygt gjennom utfordrende farvann knyttet til både offentlige anskaffelser og anbud eller innkjøp i privat sektor. Inventura har erfaring fra de fleste bransjer, og bistår både innkjøpere og tilbydere. De har kontorer i Oslo og Bergen, og kunder over hele Norge.
Les mer på nettsiden: www.inventura.no